Geek u odijelu managera / IT management

Informacija je bitan činitelj uspjeha svake organizacije. Bilo da se radi o kadrovskim podacima, rasporedu sastanaka ili prezentacija, mjesečnim statistikama ili publikacijama - sve informacije moraju biti razvrstane, organizirane i spremljene.

Tradicionalno, masa podataka bivala je pohranjivana u sobama arhiva ili u našim glavama. Danas, razvojem tehnologije, ili preciznije informacijske tehnologije (IT), uz pomoć računala, telefona, fax uređaja, modema, skenera i sličnog, podaci mogu biti obrađivani efikasnije i jeftinije, a informacija sama po sebi može biti korištena puno dinamičnije. Prikupljanje i obrada informacija posebno su opsežni u velikim organizacijama i poduzećima, te u takvim poslovnim okruženjima nastaje potreba za kontroliranim i planiranim upravljanjem informacijskim tijekom, odnosno IT menadžment.

Dobar, bolji, najbolji IT menadžer
IT menadžment je niz postupaka, organizacijskih politika i procedura povezanih sa primjenom, održavanjem i stalnom kontrolom tehnologije u poslovanju. Posao IT menadžmenta obuhvaća fizičke elemente tehnologije u poslovanju (hardver, softver i mrežna infrastruktura) kao i ljudske elemente (podrška, podučavanje, sigurnost, pristup i uporaba). U današnje vrijeme tvrtke se bore za opstanak, a zatim i uspjeh u neprestanoj tržišnoj utrci. Od IT odjela zahtjeva se da pridonese više nego ikad sa vrlo malo sredstava. U tim okolnostima, dobar IT menadžer mora biti više od menadžera. Osim odličnog poznavanja informacijske tehnologije, IT menadžer mora imati edukaciju i iskustvo u poslovnom procesu, budžetiranju, strategiji, planiranju, upravljanju, timskom radu, motiviranju, te biti lider kompleksnog IT tima.

Zadaće IT menadžera
Ravnanje IT-a prema poslovnom tijeku kako promjene u IT sistemima ne bi poremetile poslovni proces ili onemogućile dostupnost informacija, a sve to sa posljedicom stvaranja konkurentske prednosti.
Efikasna komunikacija sa ostatkom organizacije, te pristupačnost, jednostavnost i stalna podrška i nadogradnja IT sustava za brzu i laku upotrebu krajnjim korisnicima u ostalim dijelovima organizacije kao npr. odjelima financija, marketinga, odnosa sa kupcima, odjelima nabave i dr.
Upravljanje IT infrastrukturama koje su sve kompleksnije uslijed neprestanog razvoja softvera i kratkog životnog vijeka hardvera, te nužne posebne brige o sigurnosti u IT procesima (zaštita od gubitka podataka i oštećenja sustava uslijed pada sistema, hackinga ili krađe).
Dobro planiranje troškova pri provođenju IT projekata. Biti prvi u nabavi najskuplje najnovije opreme nije uvijek najefikasnije. Mooreov zakon jamči da što duže odgađate IT nabavu, to ćete više dobiti za svoj novac. Čekanje će osim toga smanjiti rizik kupnje tehnološke opreme koja još nije oslobođena svih manjkavosti ili koja je osuđena na ubrzano zastarijevanje. U nekim slučajevima kretanje na oštrom rubu novih tehnologija ima smisla. No, takvi slučajevi su sve rjeđi i rjeđi kako mogućnosti IT-a postaju sve homogeniziranije.

Ravnoteža team buildinga i 'outsourceinga' odnosno odmjerenost pri odlučivanju koji dio IT procesa predati obradi izvan organizacije a koji zadržati unutar kako bi se rezultati ostvarili uz minimalne troškove a istovremeno zadržalo povjerenje vlastitih kvalitetnih kadrova i kreiralo kvalitetan tim. Krajnja zadaća kvalitetnog i uspješnog IT managera je omogućavanje brže reakcije organizacije stalnim promjenama na tržištu. Koliko uspješno se tvrtke nose sa tehnološkim promjenama može imati značajan utjecaj na njihovu sveukupnu izvedbu i konkurentnost.

Jednostavna kompliciranost
Povećana potreba za upošljavanjem kvalificiranijih IT kadrova i njihove konstantne edukacije i usavršavanja o tehnološkim inovacijama pokazatelj je spomenute rastuće kompleksnosti u IT odjelima. Kao posljedica loše isplaniranog sistema organizacija bi mogla biti prisiljena na višestruko unošenje istih podataka, suvišno baratanje papirologijom ili ponavljanje određenih procesa, kao i otežano ili onemogućeno kreiranje vitalnih izvještaja. Kako bi tehnologija bila najefektivnije primijenjena unutar organizacije, nužno je kreirati IT plan koji strukturno ocrtava funkcije organizacije te kako će ih informacijska tehnologija odnosno IT odjel podržavati. Idealno ovakav plan nije samostalan nego čini sastavni dio šireg strateškog plana organizacije.

Požurite, post-tech je već tu!
Lako je predvidjeti kako se IT sve više identificira sa organizacijom i preuzima ključnu ulogu u planiranju smjera razvoja kao i ključnu zaslugu za uspjeh na tržištu. Prelazak krajnjih potrošača na e-shopping te transformacija i B2B (Business-to-Business) procesa na e-commerce jasno potvrđuje da smo već na pragu post-tehnološke ere kada nastupa zlatno doba iskorištenja informacijske tehnologije za stvaranje visoke efikasnosti, a oni koji kasne trebali bi se itekako zamisliti nad budućnošću svog poslovanja.

Sastavni dijelovi IT plana

Definiranje svrhe i cilja koji se treba postići IT planom

Misija organizacije
Opis misije organizacije
Definiranje programa i funkcija organizacije
Skiciranje smjera kretanja organizacije u budućnosti
Informacijske funkcije organizacije - kratak pregled primarnih informacijskih funkcija organizacije i prikaz kako ih informacijska tehnologija može podržavati.
Procjena postojeće tehnologije u organizaciji - sastavljanje inventara trenutno funkcionalnih tehnologija u organizaciji i prikaz opsega kojim one podržavaju prethodno navedene funkcije organizacije. Skiciranje procesa koji rade dobro i onih koje treba unaprijediti uključujući uvježbavanje osoblja. SWOT analiza odn. skiciranje jakih i slabih strana postojećih tehnologija, te povoljnih prilika i opasnosti (SWOT - akronim od Strength, Weakness, Opportunity, Threat - Kotler i Armstrong, 1996).
Preporuke za primjenu sistema, odnosno kreiranje mape budućih sistema koji trebaju omogućiti ostvarenje procesa iz prethodne točke.
Infrastruktura - identificiranje specifičnog hardvera, računala, mreža, telefonskih linija i dr. nužnih za kreiranje sustava.
Aplikacije - odabir specifičnih aplikacija koje trebaju biti razvijene ili kupljene za podršku ranije definiranih informacijskih funkcija organizacije. Razmotriti kako centralizirani, dijeljeni izvor kao zajednička baza podataka, kontakata ili dokumenata može koristiti većem broju programa, odnosno osoblja.
Zahtjevi organizacijske politike - predviđanje promjena u menad-žmentu ili organizaciji koji će biti nužni za upravljanje ovim sustavom. Ovo može podrazumijevati upošljavanje novih kadrova, mijenjanje organizacijskih politika, izmjene u opisima poslova i dr.
Planiranje primjene kroz vremenski tijek - razvoj sveobuhvatnog vremenskog plana za prijenos trenutnih podataka, podučavanje osoblja, tehničku podršku u prijelaznom razdoblju itd.
Budžetiranje - kao praktično pravilo organizacije bi trebale očekivati da će 2-3% godišnjeg budžeta utrošiti kao tekući trošak informacijskog sustava. Početni izdaci za hardver, softver i obučavanje osoblja mogu se približiti i 5% za prvu godinu primjene. Potencijalni troškovi mogu obuhvatiti: osoblje, hardver, softver, savjetnike, nepredviđene izdatke.