Organizacija događaja - Ništa ne prepustiti slučaju

Organizacija posebnih događaja predstavlja pravu priliku za isticanje novih proizvoda ili važnih poruka koje kompanija želi obznaniti svojim potrošačima.

Premda takvi događaji traju obično sat vremena, potpuno je jasno da uspješno realizirani eventi zahtijevaju dugotrajne sate i dane priprema kako bi se pažnja javnosti usmjerila na ciljanu poruku umjesto na sitna, ali neugodna iznenađenja.

Na što treba pripaziti?
Tako se ponekad događa da pojedini javni događaji, umjesto po svrhi za koju su organizirani, postanu tema prepričavanja po lošoj hrani, katastrofalnom ozvučenju i slično. Stoga na takve događaje treba gledati kao na kazalište ili balet, a to znači da je za sve potreban plan i scenarij. Sve pojedinosti moraju biti vezane uz glavnu temu, glavnu poruku, a baš svaka pojedinost i uloga svake osobe moraju biti dobro osmišljeni. Najbolje je da u ulozi redatelja — osobe koja mora biti na mjestu događaja i pobrinuti se da se sve odvija prema planu — bude netko od pomoćnika direktora komunikacija u kojeg on ima potpuno povjerenje. Taj suradnik može biti zadužen za sve pojedinosti ili pak nadgledati određeni broj ljudi koji imaju različite zadaće. Kao drugi korak potrebno je odrediti glavnu temu događaja — njenu svrhu, ciljeve koje kompanija želi ostvariti i naposlijetku dojam koji želi stvoriti. Zatim slijedi utvrđivanje rokova za različite elemente događaja. Potrebno je precizirati rokove do kojeg moraju biti spremni govori prezentera, datum do kojega treba poslati pozivnice i rok do kojega sedma sila mora organizatora izvjestiti o svojim potrebnim potrebama kao što su platforme za TV kamere, kablovi, telefoni, računala i slična oprema za novinare. Nužno je organizirati redovne sastanke sa svim članovima tima koji su uključeni u organizaciju događaja kako bi se uvjerili da sve zadaće teku po planu. Mjesto događaja potrebno je posjetiti najmanje jedan dan prije "dana D" kako bi se provjerili svi detalji i što manje toga prepustilo slučaju. Što je događaj veći, prostor treba ranije provjeriti.

Što god izaberete, niste pogriješili
Zavisno od toga koliko se pridržavate gore i u nastavku navedenih savjeta, u tolikoj ćete mjeri uspjeti ostvariti svoja visoka očekivanja. Kad bi sagledavali u globalu događaje u našoj zemlji mogli bi reći da je priličan broj napravljen kako treba, ali im najčešće nedostaje kreativnosti. Upravo to posjeduje sljedeći primjer predstavljanja novih brandova. Kompanija je organizirala party za vodeće klijente i medije ispričavši podjelu tvrtke na tri djela kroz tri različite priče koje su se odvijale na tri kata. Na svakom od nivoa odabrani posjetitelji imali su na raspolaganju različitu vrstu hrane, muzike pa i zabave, što je trebalo simbolizirati tri vrste usluga koje kompanija nudi pod zajedničkim motom: što god izaberete, niste pogriješili. Ne treba ni spominjati da je odabir potpuno nekonvencionalne lokacije za takav sadržajno bogat event bio posve iznenađujući. Naime, umjesto da je u uredu usred bijela dana medije za stolom dočekalo poredano vodstvo tvrtke u odijelima, priča je ispričana uvečer i to u nekoj vrsti muzeja koji je za taj događaj bio modernistički ukrašen neonskim svjetlima dok je prva garnitura menedžmcnta kružila među posjetiteljima u ležernoj atmosferi i bez kravata. Službeni dio ceremonije s govorancijom potpuno je neprimjetno uklopljen u zabavni program kojeg je vodio najbolji TV par, dok su kao pjevači angažirana najpopularnija imena s domaće estrade. Šećer je ostavljen na kraju jer su posjetitelji na odlasku dobili neuobičajen dar obzirom na vrstu djelatnosti kompanije - minijaturne lončanice umotane u papir s logom kompanije koja se inače bavi — telekomunikacijama.

Par trikova
Školski izveden događaj uz dozu kreativnosti, temeljem čega ga pamtimo, sigurno ne bi bio moguć bez rudarskog posla organizatora koji je prije svega morao imati u detalje napisan sinopsis. On uključuje satnicu događaja, popis sudionika, glavne teme govora te sažetak ključnih poruka koje će biti odaslane kako bi se kod medija spriječila i najmanja mogućnost pogrešne interpretacije. U toj je knjižici važno naznačiti svrhu događaja, stil odijevanja, vremensku prognozu (ukoliko se događaj odvija na otvorenome), brojnost publike, broj i tip novinara (tiskani, elektronički), lokaciju događaja, imena sudionika i njihove funkcije sa sažetkom njihovih prezentacija, dnevni red sa satnicom zbivanja iz minute u minutu, simulaciju pitanja koja bi mogli postaviti mediji i publika te moguće odgovore. Dobar trik je u sinopsis unijeti i popis tema koje treba istaknuti, ali isto tako i one koje treba izbjeći, imena ljudi koje je čelni čovjek tvrtke dužan pozdraviti s govornice te označiti mjesto gdje će sjesti ili stajati i uz koga u pratnji. Tradicionalno stajalište da se organizacija stalno mijenja i slijedi promjene u svojoj okolini ne odgovara potpuno stvarnosti. Kada se promjena ipak dogodi, na odnosima s javnošću leži odgovornost da, preko objedinjenih komunikacija tako usklađenih da postižu maksimalan efekt, objasne značaj novih okolnosti. Pritom je vrlo dobar alat za kojim treba posegnuti organizacija događaja kojima tvrtka javnosti predstavlja novi proizvod, zauzima proaktivan stav i time pridobija interes potrošača, čime značajno utječe na svoje poslovanje. Međutim, bez obzira na privlačenje pažnje javnosti, događaje treba koristiti samo kao jedan od alata odnosa s javnošću, a nikako kao jedini način kojim tvrtka lansira svoje novitete na tržište.

Pozitivan primjer događaja - Tradicija i klasična glazba
Već tradicionalno, što se lokacije i doba godine tiče, u nas jedna kompanija za Božić svojim zaslužnicima i vodećim klijentima poklanja koncertu najljepšoj kući u zemlji - Hrvatskom narodnom kazalištu. No, bez obzira na uvijek isto mjesto i vrijeme, svaki događaj ima svoju priču sa suptilnom porukom "što smo stariji, to smo bolji kao i klasična glazba koju Vam poklanjamo". Umjesto organiziranja uobičajenih, a za apetit vrlo napornih božičnih domjenaka ova se tvrtka odlučila na nekonvencionalno božično druženje uz klasičnu glazbu začinjenu popularnim melodijama. Nakon božične čestitke, uzvanici se opuštaju uz stol bogat raznoraznim delicijama, a na izlasku se posjetitelji časte skromnim ali slatkim darovima il pak drugim prigodnim znakovima pažnje atraktivnog dizajna.

Negativan primjer događaja - Luksuz koji to nije
Nije potrebno uvijek na raspolaganju imati značajna financijska sredstva jer se i sa skromnim budžetom može organizirati dobar event. Nema ništa gore nego kad se teži luksuzu kojeg si ne možete priuštiti. Zoran primjer je manifestacija na kojoj se birao jedan proizvod godine, a koja se pretvorila u potpuni fijasko zbog lošeg ozvučenja, neumjesnih šala voditelja, raštimanog benda, lošeg šampanjca i potpuno pogrešno odabranog mjesta za domjenak u nekom podrumu. Organizator stoga nije morao nuditi ekskluzivno piće za koje se pokazalo da uopće nije bilo kvalitetno, nego je mogao postupiti prema svom skromnom budžetu. Isto tako za darove nije trebao poklanjati rokovnike koje je njegov sponzor dijelio prije nekoliko mjeseci na svom božičnom domijenku, što je na izlazu izazvalo podsmijehe posjetitelja. Kad nema novca za darove u SAD-u, primjerice, postoji praksa da šefovi Ureda odnosa s javnošću napisu kratka pisma zahvale svima koji su biti uključeni u događaj, kako sudionicima, tako i osoblju koje je sudjelovalo u pripremi. Američki stil kojeg treba prihvatiti svakako je održavanje naknadnog sastanka s vlastitim suradnicima i pisanje kratkog izvješća o tome što je bilo dobro, a što nije te na čemu bi drugi puta trebalo poraditi i čemu obratiti veću pozornost.