5 savjeta boljeg upravljanja vremenom za neorganizirane ljude

Veliki dio uspješnosti u upravljanju vremenom je organizacija. Kada ne upravljate dobro vremenom rokovi vas guše, projekti ostaju nedovršeni, a važni zadaci zaboravljeni. To na vas utječe stresno, a tvrtku dovodi u opasnost.

Prateći ovih 5 navedenih savjeta možete bolje upravljati svojim vremenom bez obzira na to koliko ste neorganizirani.

1. Procijenite kako provodite svoje vrijeme

Ponekad vam se čini da nemate dovoljno sati u danu kako biste izvršili sve svoje obveze?
Razlog može biti vas način života. Primjerice, ako radite 12 sati na dan trebate utvrditi zašto. Ako preuzimate previše zadataka trebali bi početi dio prosljeđivati drugima. Ako radite 12 sati dnevno zbog toga što ste svakih pet minuta na mobitelu, probajte isključiti vaše mobilne uređaje dok radite i na taj ćete način odraditi više u kraćem vremenu. Prvi korak u upravljanju vremenom je procjena kako provodite vaše vrijeme svakodnevno. Možete koristiti aplikacije za praćenje vremena ili papir i olovku kako biste zabilježili što ste radili, kada i koliko dugo.

2. Pametno organizirati svoje vrijeme

Upravljanje vremenom je uistinu teško, zato ukoliko želite to uspješno obavljati možete koristiti planer. U njega zapisujte listu svakodnevnih aktivnosti koje je potrebno zabilježiti poput sastanaka, rokova projekata, društvenih događaja i slično. Nemojte planirati aktivnost za svaki sat u danu jer to može biti frustrirajuće. Potrebno je imati i malo vremena za odmor kao i za neočekivane situacije.

3. Planirajte, prioritizirajte i dovršite zadatke

Mnogo ljudi ne uspijeva pravilno upravljati vremenom upravo zato jer nisu planirali, postavljali prioritete i dovršavali zadatke. Rješenje ovog problema leži stvaranju rutine. Za početak, to može biti kreiranje tjednog rasporeda s najvažnijim zadacima. Za njih postavite odgovarajuće vremenske okvire i budite konzistentni te se držite jednakih okvira kroz cijeli tjedan. Sve kompleksnije zadatke podijelite u manje, lakše upravljive dijelove za koje možete postaviti realnije vremenske okvire.

4. Izbacite loše navike

Jedan od potencijalnih razloga neorganiziranosti nerijetko su i loše navike koje ste razvili tokom vremena. Potrebno je riješiti se tih istih navika, poput preuzimanja više posla nego što možete izvršiti. U takvim situacijama naučite reći ne.

Nemojte se oslanjati na vaše pamćenje jer vas ono može iznevjeriti. Sa sobom uvijek nosite bilježnicu kako bi mogli zapisati sve, od vaših misli i ideja do raznih svakodnevnih bilješki.

Multitasking je, iznenađujuće, također jedna od loših navika. Radeći više stvari od jednom nije učinkovito, jer teže dovršavamo zadatke pred nama, konstantnim prebacivanjem misli s jednog zadatka na drugi. Stoga se potrebno fokusirati na dovršavanje jednog po jednog zadatka.

5. Naučite kako upravljati distrakcijama

Ponekad će na vaše vrijeme utjecati brojni vanjski faktori, poput neočekivanih gostiju ili sastanka. Postoji nekoliko načina kako upravljati tim vanjskim utjecajima. Jedan od njih je postavljanje točnog vremena kada odgovarati na telefonske pozive ili mailove, te kada ste na poslu isključiti sve notifikacije koje nas mogu ometati. Drugi način je utvrditi vrijeme kada ste slobodni za interakciju, a u trenutcima zauzetosti postaviti vidljive znakove i time upozoriti ostale na nedostupnost.

Bitno je napomenuti i da to što je jedna osoba imala uspjeha koristeći jednu metodu upravljanja vremenom ne znači da će ista odgovarati i vama. Isprobajte različite načine i ideje sve dok ne pronađete onu koja vam najbolje pomaže.

Članak je u skraćenom izdanju prenesen s poslovnipuls.com