Izvucite maksimum iz svakog sata svog radnog dana

Možda niste 'rođeni sa švicarskim satom', no to znači da ne možete svakodnevne aktivnosti obavljati na vrijeme, pedantno i na zadovoljstvo poslovnih partnera.

Osobine kao što su odgovornost, pouzdanost i preciznost na prvi pogled ne kotiraju visoko u radnoj sredini, jer nisu glamurozne i upečatljive. Rijetko su tema razgovora između kolega i rijetko su povod komplimenata ili priznanja. No, precizno planiranje dnevnog rasporeda i učinkovito iskorištavanje vremena u temelju je uspjeha mnogih poslovnih ljudi. U vrijeme zbrke i neizvjesnosti, svojstveno recesiji, nadređeni prirodno traže elemente sigurnosti i pouzdanosti. A taj biste mogli biti vi. Budući da svakog dana imamo šesnaestak budnih sati na raspolaganju, činilo bi se da nema mnogo razloga zašto iz svakog ne bismo mogli izvući maksimum. Ipak, na kraju dana obično žalimo što nismo imali više vremena ili se pitamo zašto ga nismo uspjeli bolje iskoristiti. Važno je planirati dnevne aktivnosti da bismo što više izvukli iz svakog budnog sata.

Dodir sa stvarnošću
Zbrkan ili neprecizno postavljen raspored može učiniti pojedini dan prekratkim ili predugim za vaše potrebe. Uočite li da vaše radno vrijeme traje sve duže do večernjih sati, vjerojatno je vrijeme da se ozbiljnije pozabavite djelotvornim planiranjem. Planiranje radnog dana zahtijeva vremena. Odvojite pola sata za određivanje dnevnog plana, jer taj mali utrošak vremena štedi mnogo više vremena u nastavku dana. Termin izrade plana trebali biste izabrati na temelju onog što vam najviše odgovara, bilo da je to ujutro ili noć prije. Neće biti čudno budete li u prvih nekoliko dana ili tjedana ponešto preambiciozno predviđali količinu zadataka koje možete obaviti. S vremenom steći ćete realniju spoznaju svojih sposobnosti i ograničenja te će vaš plan poprimati sve veću mjeru izvedivosti. Prilikom planiranja, uzmite u obzir i uobičajene, svakodnevne stvari, koje obično ne biste uračunali u raspored, kao što su pregledavanje pošte, čekanje pred liftom i formatiranja dokumenata. Idući puta kad budete obavljali neki od takvih međuposlova, obratite pažnju na vrijeme koje vam on oduzima. Krajem dana, ta mala odstupanja od ustaljenog ritma uvelike doprinose našoj razočaranosti slabom iskoristivosti dana. Imajući u vidu želju za optimalnim iskorištavanjem potencijala svakog dana, predlažemo vam nekoliko koraka za kvalitetno planiranje dnevnog rasporeda. Vrijeme je ključno pa nerealistična procjena makar jednog zadatka ili sastanka može narušiti ostatak vašeg plana, a to znači cijeli dan. Najopasnije je predviđati prekratko vrijeme za izvođenje zadataka koji vam predstoje. Najčešća je zamka preoptimistična procjena trajanja neugodnih poslova, onih kojih se želite riješiti u najkraćem roku. Procijenite trajanje obavljanja zadataka konzervativno i potom dodajte još 10 posto.

Uračunajte prazni hod
Pažljivo razmotrite obaveze kao što su sastanci i pribilježite točno što želite postići i kakva ćete pitanja morati postavljati. Postavite ciljeve koje želite ostvariti u pojedinom danu. Što konkretnije, to bolje. "Pročitaj biografski članak o Warrenu Buffetu u Newsweeku" kvalitetniji je zapis od "Doznaj nešto o Buffetu". Talijanski ekonomist Vilfredo Pareto utvrdio je da 80 posto najboljih poslovnih rezultata, promaknuća i zarada otpada na 20 posto uloženog truda u najvrednije poslove. Štos je u utvrđivanju tih elitnih 20% poslova koji nude najveće nagrade i usredotočiti snage na njih. Uklonite s popisa nevažne zadatke ili odgodite one koji nemaju kratkoročnih posljedica. Proučite možete li nešto povjeriti drugome i posvetite se onima koje možete obaviti isključivo samostalno. Uzmite u obzir vrijeme između zadataka. Završetak jednog posla rijetko će se nadovezivati na početak idućeg bez ikakvog praznog hoda. Ako se selite s jedne lokacije na drugu, plan vam može pokvariti promet ili susret sa značajnom osobom, koje se nije uputno riješiti na brzinu. Stoga dopustite mogućnost ometajućih aktivnosti i zastoja i uračunajte ih u dnevni plan.

Ne skrećite s teme
Neka vaši dolasci, počeci i svršeci aktivnosti uvijek budu pravovremeni. Stvorite o sebi ugled osobe na koju se može pouzdati. To vam vjerojatno neće priskrbiti zvučne javne pohvale, ali će tiho usmjeravati poslove i funkcije prema vama. Pratite i bilježite koliko vašeg radnog vremena otpada na sastanke. Ako je taj iznos veći od 50%, moguće je da tuđi dnevni rasporedi odnose prevagu nad vašim. Osigurajte dovoljno vremena za samostalan rad, bez ometanja. Prilikom sastanaka, držite se profesionalnih okvira. Ako već ne budete mogli, bez štete po sebe, izbjeći čavrljanje koje vam nametne nadređeni, barem vi nemojte usmjeravati razgovor u privatne vode. Skrene li razgovor u krivom smjeru, čim prije ga vratite na ispravan kurs i sačuvajte si vrijedno vrijeme.

Grupirajte zadatke
Poboljšajte svoj dnevni plan tako što ćete grupirati zadatke koji prirodno idu jedni s drugima. Na taj način ćete u najvećoj mjeri izbjeći curenje vremena kroz dnevne pukotine. Primjerice, ako se informatički servis nalazi u blizini banke koju morate obići, ta dva zadatka svrstajte jedan uz drugi. Iskustvo će vam omogućiti da pravite planove sve više dana unaprijed. Ako računalo neće biti popravljeno do prekosutra, pričekajte i s posjetom banke do tog termina i obavite sve u jednom potezu.

Odredite idealno doba dana
U kojem ste dnevnom razdoblju najdjelotvorniji? Kad je vaš bioritam na vrhuncu ili na dnu? Jeste li jutarnja osoba, popodnevni tip ili noćna ptica? Usmjerite većinu najsloženijih zadataka u dio dana u kojemu su vaše sposobnosti najviše. Pritom ne zaboravite uračunati uobičajene, svakodnevne aktivnosti poput čitanja pošte ili čekanja pred liftom. Zvuči smiješno, no to vam može potpuno poremetiti ritam.