Kako motivirati suradnike da se pripreme za sastanak?

Tajnica Lidija svaki mjesec organizira sastanak direktora i svakog se mjeseca osjeća iscrpljeno i neuspješno nakon tog događaja. Ti sastanci redovito kasne, direktori ne donesu materijale, zovu ili čak izlaze iz sobe za vrijeme sastanka kako bi otišli po materijale, ostali pričaju o nekim privatnim temama, komentiraju političku situaciju. Vrijeme prolazi, tijek sastanka više i ne postoji, gotovo je sigurno da neće stići obraditi planirane teme. To za Lidiju znači još jedan mukotrpan zadatak usklađivanja termina za novi sastanak. Ona se pita može li povećati efikasnost tog sastanka.

Ako se netko od nas nije našao u sličnoj situaciji kao i Lidija ili njeni suradnici, taj neka odmah počne pisati knjigu i podijeli svoju mudrost s nama ostalima. Mi ostali morat ćemo započeti s promjenom vlastitih navika i ponašanja, te pokušati promijeniti praksu sastanaka u organizacijama u kojima radimo.

PORAŽAVAJUĆI PODACI O SASTANCIMA
Sastanci su dominantna poslovna aktivnost današnjice (osim u proizvodnom pogonu). Istraživanja su pokazala da se dnevno u SAD-u održi 11 milijuna sastanaka, oko 62 sastanka mjesečno. Većina zaposlenih procjenjuje da je 50% tih sastanaka gubitak vremena. Ako pretpostavimo da svaki sastanak traje 1 sat, tada je zapravo 31 sat mjesečno izgubljen ili nekorisno utrošen, što znači da 4 radna dana provedemo radeći nešto što smatramo nekorisnim i što ne donosi rezultate.

PORAŽAVAJUĆI PODACI O LJUDIMA NA SASTANCIMA
Što radimo na takvim sastancima? Veliki postotak ljudi (91%) izjavio je da sanjari za vrijeme sastanaka, njih 96% izjavilo je da propusti cijeli sastanak, a njih 95% izjavilo je da dođu na početak sastanka i onda nakon nekog vremena odu i više se ne vrate. Postoji još trikova za nošenje s neefikasnim sastancima, 73% zaposlenika izjavilo je da na sastanak donese neki drugi zadatak ili posao koji trebaju obaviti i rade ga za isto vrijeme, dok njih 39% drijema za vrijeme sastanka.

POSLJEDICE NEEFIKASNIH SASTANAKA
Lidija se osjeća neuspješno, iscrpljeno, a ostali suradnici vjerojatno frustrirano. To je jedna od najčešćih posljedica neefikasnih sastanaka. Zaposlenici osjećaju frustraciju jer zbog ovog sastanka ne rade neke druge zadatke i bit će u zaostatku, a sastanak ne donosi nikakvo rješenje ili ne postiže neki cilj.
Sastanci postaju dulji, potrebno je više uzastopnih sastanaka kako bi se donijela neka odluka ili došlo do rezultata. Informacije ili zaključci sa sastanka ne kazuju jednoznačno što je potrebno učiniti, tako da je potreban još jedan sastanak.
Izračunajte samo troškove radnih sati i vidjet ćete da neefikasni sastanci koštaju organizaciju jako puno novaca.

KAKO POVEĆATI EFIKASNOST SASTANAKA?
Ako volite Johnna Cleesa (Riba zvana Vanda, Smisao života Montva Pythona) pogledajte njegove edukativne filmove "Meetings, Bloody Meetings" zajedno s kolegama i uz smijeh učinite promjene u kulturi držanja sastanaka u cijeloj organizaciji. Ako ne volite gledati edukativne filmove iskoristite ove naputke za pisanje organizacijskih pravila za sastanke:

PRIJE SASTANKA	ZA VRIJEME SASTANKA
Održite sastanak samo ako je potreban.	Sastanak započnite točno u zakazano vrijeme, na taj način nećete kažnjavati one koji su došli na vrijeme.
Svi sastanci moraju imati jasan cilj (što želimo postići na sastanku).	Sudionici sastanka trebaju: • doći na vrijeme • biti dobro pripremljeni • biti koncizni i fokusirani • sudjelovati na konstruktivan način u diskusiji.
Svi sastanci trebaju imati dnevni red koji sadrži: • teme za diskusiju/raspravu • osobu zaduženu za prezentiranje teme ili voditelja diskusije za svaku temu • vrijeme rezervirano za svaku temu.	Treba voditi zapisnik sa sastanka i arhivirati ga u organizacijskoj arhivi.
Informacije o sastanku trebaju se proslijediti sudionicima prije sastanka kako bi se mogli pripremiti za sudjelovanje. Informacije trebaju sadržavati: • cilj sastanka • dnevni red sastanka • mjesto/dan/vrijeme • dodatne informacije • zadatke za koje se trebaju pripremiti i što se od koga očekuje.	Odluke koje su donesene na sastanku trebaju biti dokumentirane, a uz svaku odluku treba odrediti zaposlenika koji je zadužen za praćenje provedbe i poduzimanje potrebnih akcija.

KAKO MOTIVIRATI SURADNIKE DA SE PRIPREME ZA SASTANAK?
Utjecati na promjenu ponašanja drugih ljudi zadatak je koji traje i uvijek započinje prvim korakom: promjenom vlastitog ponašanja. Znači, Lidija bi trebala započeti s promjenom u pisanju dnevnog reda, uvođenjem vremenskog roka za predaju dokumenata, zapisnicima koji su usmjeravajući i sadrže imena odgovornih osoba za pojedine akcije, započinjati sastanke u točno zakazano vrijeme bez obzira jesu li svi pozvani tu i pratiti dnevni red i planirano vrijeme sastanka. Većina suradnika bit će zahvalna za to. Oni koji i dalje odolijevaju promjenama potrebno je pozvati pojedinačno, prije sastanka i ponuditi im pomoć za pripremu za sastanak, navesti prednosti te pripreme za vas i tu osobu.

PITANJA I ODGOVORI:

ZAŠTO NEKI LJUDI NA SASTANCIMA UVIJEK ŠUTE, A NAKON SASTANKA IMAJU PUNO KOMENTARA?
Neki ljudi su po svojoj osobnosti mirniji i povučeni, pa se ne "guraju" nešto reći. Brigu o tome treba voditi voditelj sastanka i paziti da uključi sve sudionike u razgovor. Osobe koje šute treba upitati što oni misle o nečemu, koji je njihov prijedlog i slično. S druge strane neki ljudi na sastancima šute jer ne žele doživjeti neugodno iskustvo kad iznesu svoje mišljenje ili prijedlog koje nije u skladu s očekivanjima voditelja sastanka. Uloga voditelja sastanka je da stvori pozitivno ozračje na sastanku, da bude otvoren prema različitim i oprečnim mišljenjima sudionika, te potiče konstruktivnu diskusiju i ciljani razgovor.

ŠTO JE TEMA SASTANKA, A ŠTO NIJE?
Vrlo često na sastanku ljudi žele razgovarati o temi koja se uopće ne tiče sudionika sastanka ili ih žele samo informirati o nečemu za što danas postoje brži i efikasniji načini komunikacije. Osim što su takve teme veliki "gutači vremena", one mogu sastanak preusmjeriti u totalno drugom smjeru. Ako organizirate sastanak budite sigurni da je tema vezana uz svrhu, cilj i sudionike sastanka. Ako to nije slučaj, preporucamo da se ta tema obradi na nekom drugom, za to prikladnom sastanku ili da se elektroničkom poštom distribuira samo osobi ili osobama na koje se ta tema odnosi. Nažalost, mnogi sastanci služe za dijeljenje informacija i obavješćivanje drugih, pa takve teme preusmjerite na slanje putem elektroničke pošte, intraneta ili nekog drugog internog kanala komunikacije. Time ćete svim sudionicima uštedjeti vrijeme, a oni će i dalje ostati informirani i sretni što će u konačnici vjerojatno imati manje sastanaka tjedno. Sastanci trebaju služiti za davanje ideja, rješavanje problema i donošenje odluka. Također potrebno je promisliti i biti realan je li tema vremenski prikladna za određeni sastanak. Dugačke teme mogu sastanak učiniti predugačkim što će dovesti do frustracije sudionika i neefikasnosti sastanka.

KOJE JE NAJBOLJE VRIJEME ZA ORGANIZIRATI SASTANAK KAKO BI BIO EFIKASAN?
Najbolje vrijeme je vrijeme prije ručka. Tada su ljudi aktivni, a jutro im ostaje za eventualno rješavanje iznenadnih poslova ili dodatnu pripremu za sastanak. Naravno, prije svega važno je odrediti trajanje sastanka pa sukladno tome i vrijeme njegovog početka kako bi sastanak završio do 11:30h. Važno se i pridržavati tog vremena kako sastanak ne bi ušao u fazu ručka kada sudionici postaju nervozni zbog gladi. Druga opcija je organizirati sastanak pred kraj radnog vremena što će zbog privatnih obveza motivirati sudionike da sastanak završi na vrijeme. No tu treba uzeti u obzir da je u to vrijeme energija za rad u padu, pa tada nije preporučljivo organizirati sastanke koji zahtijevaju izuzetan mentalni napor.

ŠTO AKO SUDIONICI ČESTO KASNE NA SASTANAK?
Ako ste organizator sastanka i nemate upravljačkih mogućnosti utjecaja, razmislite o kreiranju "kasice prasice" u koju će svaki sudionik koji zakasni morati ubaciti npr. 5 kn za svaku minutu kašnjenja. Važno je da se to usvoji kao pravilo, trebate definirati u što će se nakon određenog vremena prikupljeni novac uložiti, te odrediti motivirajući i pravedan iznos novčane kazne - ne smije biti premalen, jer će se sudionik lako žrtvovati, kao niti prevelik kako ne bi doveo do frustracije, mržnje ili drugih neželjenih efekata. Primjerice prikupljeni novac može se uložiti u edukaciju sudionika koji nikada ne zakasne na sastanak ili na obnovu dvorane za sastanke ili kao nagrada nekom izuzetnom radniku ili jednostavno na zajednički ručak. Budite kreativni i svrhoviti u određivanju namjene prikupljenog novca i jednostavno pretvorite problem u zabavu.

Katarina Pavliša, tajnica.hr