Kako produktivno ljenčariti?

Iako je ljenčarenje jedan od najgorih smrtnih grijeha u svakoj kompaniji, ono može biti itekako produktivno.

Ljudska je priroda takva da volimo eskivirati važne zadatke kako bi ispunili one koji nas čine zadovoljnima.Ljenčarenje se obično povezuje sa pojmom «ne raditi ništa». Međutim, koliko nas kada i kaže da ljenčari zaista ne radi ništa? Naravno, izležavat ćemo se možda par sati, a nakon toga, um i tijelo žele nešto raditi, makar se prošetati do kuhinje i pojesti omiljeni obrok, pregledati pristiglu elektronsku poštu ili otići van sa prijateljima koji naravno isto tako «ne rade ništa».

U poslu smo uobičajeno navikli obavljati poslove u zadanim rokovima i imamo već ugraviranu grižnju savjesti ako nešto moramo odgoditi. Zbog obima posla platili smo si čak i par treninga iz upravljanja vremenom kako bi znali utvrditi što je bitno a što nije i kako obaveze od trideset i osam sati ugurati u dan koji traje samo dvadeset i četiri sata.

U ovom članku predstavit ćemo vam dva načina konstruktivnog ljenčarenja – «strukturno ljenčarenje» i strateško odgađanje.

Strukturno ljenčarenje - kako biti najproduktivniji ljenčina u organizaciji?

John Perry, profesor filozofije na Sveučilištu Stanford, iskovao je termin «strukturno ljenčarenje», posvećujući tome čak i istoimenu web stranicu.

Što je strukturno ljenčarenje?
Prema Perryjevim riječima to je strategija koja pretvara ljenčine u izuzetno efikasne ljude, cijenjene zbog svojih dostignuća i uspješnog upravljanja svojim vremenom. Ono što strukturni ljenčine rade je da odgađaju poslove koje trebaju obaviti i bave se onim što se možda čini marginalno bitnim, kao npr. planiranje budućnosti, kava sa prijateljima, vrtlarenje i slično. Takvi zadaci mogu biti itekako dugotrajni i strukturne ljenčine se odaju tom poslu sa nevjerojatnom predanošću, sve dok je to način da ne moraju raditi nešto trenutno vrlo važno.

Zadaci o kojima Perry govori obično se nalaze na dnu ljestvice prioriteta, a njihovo obavljanje je njemu, kao notornoj strukturnoj ljenčini, donijelo epitete osobe koja stiže obaviti jako puno poslova odjednom. Perry navodi primjer koji mu je donio epitet najboljeg profesora u studentskom domu sveučilišta Stanford. Umjesto da vrijeme provodi u svojem studentskom stanu, ispravljajući testove i pripremajući se za razne sastanke, on se družio sa studentima, sa kojima je igrao stolni tenis, razgovarao o njihovim problemima, ili naprosto sjedio u zajedničkim prostorijama i čitao novine. Studenti dodiplomskih studija proglasili su ga jednim od najsrdačnijih profesora, koji im je pomogao «pregrmiti» krize osobito prvih godina studija.

Pitanje koje se postavlja je naravno važnost onih zadataka koji su obično prvi na listi. Perryjev savjet je svrstati ih u one koji imaju jasne rokove (iako se ti rokovi, kako na fakultetima tako i u poslovanju vrlo često ne poštuju!) i vrlo su važni (iako, kada pogledate u perspektivi od par godina, koliko vrlo važnih zadataka je na kraju zaista bilo takvo) od svih ostalih. Najgore što strukturni ljenčina može učiniti, u napadu grižnje savjesti, je da smanji svoje obaveze u nadi kako će to ublažiti strukturno ljenčarenje. Međutim, upravo to smanjenje umanjuje motivaciju strukturne ljenčine da radi hrpu drugih poslova i pretvara ga u «fikus», umjesto u produktivno ljudsko biće. Ako ne stignete obaviti one najvažnije zadatke, možete se uvijek ispričati na kašnjenju (kao što kaže Perry, rokovi uvijek izazivaju grižnju savjesti obično tjedan-dva nakon što su prošli), i puno puta ćete otkriti kako niste jedini koji kasni te kako to na kraju krajeva možda i nije bilo toliko važno.

Strateško odgađanje – pametni znaju čemu služi odgoda
Portal Lifehack.org iskovao je termin «strateško odgađanje», koje isto tako objašnjava kako ljenčariti tj. u njihovom slučaju odgoditi stvari na produktivni način.

Autori članka navode sedam razloga kada je dobro «strateški odgoditi» neki zadatak:
1. Kada će problem s vremenom nestati – npr. morate putovati u Zadar na važni sastanak, a u Lici je pao snijeg i očekuju se snježne mećave. Ako zaista, zbog nekog samo vama znanog razloga, ne želite ostati zameteni u snijegu i piti čaj sa djelatnicima zimske službe, možda je pametno da ostanete kod kuće i odgodite sastanak dok snijeg ne okopni.

2. Kada je problem najbolje ignorirati – najbolji primjer je neželjena elektronska pošta. Ono što možete učiniti je ljutito odgovarati na svaki takav «mail», međutim, možete ih naprosto organizirano poslati u mapu zvanu «junk mail» i riješiti problem bez velike ljutnje. Na ostalu elektroničku poštu koja vam je važna zbog ostajanja u poslovnom kontaktu, ali ne i zbog trenutnog obavljanja zadataka, možete odgovoriti i sa zakašnjenjem, naravno kratko i ljubazno.

3. Kada imate nekoga tko vas može zamijeniti – ako imate dobre suradnike koji vas mogu zamijeniti na pokojem sastanku, odgodite vaš dolazak. Mnogim naoko važnim sastancima bila je potrebna upravo odgoda kako bi se stvari sagledale iz više kutova i donijela konstruktivnija rješenja.

4. Kada iskrsne nešto važnije – tu dolazi do izražaja vaše umijeće sagledavanja bitnog od nebitnog. Ako se je vašem zaposleniku upravo dogodio teški životni incident, i želi porazgovarati sa vama, možda bi bilo mudro odgoditi ručak sa klijentom.

5. Kada dogovarate izuzetno važne poslove – ugledajte se na Japance i Kineze. Njihovi eksperti prilikom dogovaranja poslova daju sebi jako puno «strateškog odstupa». Vrijeme je to u kojem sagledavaju pomno sve strane dogovora i pripremaju se za sve moguće solucije. Ova strategija je dobra za izbjegavanje tzv. efekta Ikara. U grčkoj mitologiji Ikar je sa svojim krilima od voska odletio malo preblizu Sunca, spržio ih te tako neslavno potonuo u mit. Isto tako je i sa menadžerima koji, ne sagledavši sve činjenice, «grlom u jagode» srljaju u nove projekte. Strateški odstup u ovom slučaju će značiti – dovoljno vremena da se sagledaju činjenice i donese odluka o izvršenju posla ili odustajanju od njega. Polovična rješenja ne dolaze u obzir.

6. Kada ste gladni, umorni ili ljuti – koliko puta ste preskočili jelo da bi obavili određeni zadatak? Koliko puta ste spavali po svega par sati i onda radili do kasno u noć? Koliko ste se puta otresli na zaposlenika ili člana obitelji kad vas je razbjesnio netko «viši u hijerarhiji»? Uovakvim slučajevima možda je ipak bolje odgoditi važne sastanke i otići kući odspavati par sati ili se ne javljati na pozive dok se ne «ohladite».

7. Kada vam ljudi «sjede na leđima» jer znaju da ćete vi obaviti posao – znate za onu izreku «Ne znači ne.» (No means no!). Ponekad se iz neke obaveze možete izvući drugim važnijim obavezama, a ako ne možete onda zatražite npr. dodatne podatke o onome što se treba napraviti. Na taj način, dajete i drugoj strani nešto za raditi i naravno, testirate koliko je i ona sklona ljenčarenju.

Nadamo se da smo vas uspjeli barem malo utješiti činjenicom da nam je većini (osim par izuzetaka koje je većina nas upoznala barem jednom u životu!) ljudska priroda takva da volimo eskivirati važne zadatke kako bi ispunili one koji nas čine zadovoljnima. Umjesto da imate grižnju savjesti, sagledajte ih kao produktivno obavljanje različitih zadataka, no nemojte zaboraviti na kraju ispuniti i one važne, prioritetne zadatke koji se očekuju od vas.