Kultura maila: Deset najčešćih pogrešaka pri slanju poslovnih mailova

Svakoj je kompaniji stalo da njena slika u javnosti bude što bolja, da se predstavi kao uspješna, transparentna, odgovorna prema klijentima, zaposlenima, zajednici. A baš to često se ne dogodi zbog jednoga običnog maila.

Primjer: Iznimno je loše umjesto pozdrava ili osnovnog oslovljavanja poslati poruku tipa: 'U nastavku vam šaljemo priopćenje' ili pak 'Za trenutačnu objavu'. Zvuči kao naredba, a to nitko baš ne voli.Iako se i u hrvatskim kompanijama najveći dio poslovne komunikacije već godinama odvija elektronički, kulturu slanja mailova nismo potpuno svladali. Kada je riječ o vanjskoj komunikaciji, između maila i krajnjega korisnika stoji PR, jer preko njega tvrtka komunicira s vanjskim svijetom. Bit PR-a je, dakako, u kvalitetnom i uspješnom predstavljanju javnosti klijenta i posla kojim se bavi s ciljem da takvo predstavljanje pridonese razvoju i poboljšanju njegova posla te stvaranju dobroga ugleda. A baš ti ciljevi često padnu na ispitu obične elektroničke poruke.

Poslovno je poslovno
Uzmimo za primjer priopćenje za novinare neke veće hrvatske kompanije o održanom događaju. PR je u organizaciji događaja imao mnogo posla, na brzinu je poslije toga napisao priopćenje i da sve bude brže s usputne adrese poslao medijima mail. Primatelj maila vidio je nepoznatu adresu i mail samo proslijedio u 'trash'. Poslovni mail nikad se ne šalje se s gmaila ili drugih servisa za osobni mail.
Elektronička poruka mora biti kratko i jasno naslovljena. Cilj naslova je da privuče primatelja da upravo taj mail izdvoji i otvori ga prije ostalih brojnih mailova koje svakodnevno dobiva. Naslov je prvo što primatelj vidi. 'Objava za medije' kao naslov poprilično je nesretan izbor. Takvih ima bezbroj, a stručnjaci se slažu da ako stavite konkretan naslov maila, šanse da će PR biti objavljen rastu i do 50 posto. Recimo da je naslov prošao i primatelj je otvorio mail. No, tu se susreće s tri megabajta fotografija, što mu je zakrčilo već ionako prepuni inbox. Postoje web-siteovi koji besplatno pružaju web-prostor za takve velike fajlove. Tamo postavite slike, a primatelju pošaljite samo link. Isto stoje stvari i sa slanjem objava u .pdf formatu. Takve objave, ma kako kvalitetno bivaju napisane, dodatno oduzimaju vrijeme primatelju, koji ih mora iznova pretipkavati, čime se gubi dragocjeno vrijeme. Slično je i s objavama na engleskom ili kojem drugom jeziku. Službeni jezik države Hrvatske je hrvatski te bi se stoga to trebalo poštovati. Priopćenje također često 'pati' od niza nedostataka - ili nema naslova ili nema mjesta i datuma objave - ili nema oboje.

Samo se bitno čita
Nerijetko nema ni jasno istaknutog 'leada', a cijela objava biva napisana kao tekst, a ne kao priopćenje. Glavna vijest često nije jasno napisana, ali sadrži zato previše nebitnih informacija o popratnim događajima, malim partnerima i sl. Događa se i da nema podataka osobe koja se može kontaktirati u slučaju potrebe za dodatnim informacijama, ali ni nekoga općeg teksta o tvrtki, koji bi trebalo dodati svakom priopćenju. Zatim tu su neke tehničke i također vrlo česte pogreške. Jedna od njih zove se BCC. PR priopćenja najčešće se šalju na više e-mail adresa. Osim što je e-mail adresa više-manje privatan podatak, činjenica je da stavljanje 30 adresa u status primatelja kasnije povećava šanse primatelja za spam. Treba li reći da je iznimno loše umjesto pozdrava ili osnovnog oslovljavanja poslati poruku tipa: 'U nastavku vam šaljemo priopćenje' ili pak 'Za trenutačnu objavu'. Zvuči kao naredba, a to nitko baš ne voli.
Oslovljavanje je također jedna od glavnih sastavnica poslovnog bontona. Oslovljavati primatelja s 'ti' ako mu šaljete poslovno priopćenje neprihvatljivo je, neovisno o tome jeste li u privatnom životu dobri prijatelji. Još je gore tako osloviti nekoga koga ne poznajete najbolje. To govori o nepoštovanju primatelja.

Što radim krivo?
A loš dojam ostavlja i kada iz dana u dan šaljete mailove na koje nema odgovora, odnosno kada medij kojem poštu upućujete mjesecima ne objavi ni jedno vaše priopćenje. To znači da svoj posao radite površno ne gledajući rezultate i uopće se ne pitajući što radite krivo. No gore od toga je kada PR-ovac posegne za laži. Primjerice, šaljući priopćenje, nakon pozdrava napiše: 'U skladu s dogovorom šaljem Vam tražene informacije', iako se s primateljem nije ni dogovorio niti je dotični to od njega tražio. Nije dobro ni biti prerevan. Primjerice, učestalo nazivati nakon što je priopćenje poslano s upitom hoće li biti objavljeno pa nerijetko inzistirati na tome. Umijeće je znati držati ravnotežu - ni premalo ni previše. Posebna su priča nemušto napisani mailovi i oni koji obiluju pravopisnim pogreškama ili kada se tekstu ne nazire ni početak ni kraj ili nedostaju osnovne informacije pa su potrebna dodatna objašnjenja. Tu se mogu ubrojiti i priopćenja s pogrešnim informacijama. Zbog brzopletosti ili jednostavno nemara, može se dogoditi da, umjesto događaja koji se, primjerice, trebao održati 15. prosinca u Ministarstvu zdravlja u 16 sati, novinar zbog pogreške u priopćenju osvane kod ministra 16. prosinca u 15 sati. No, čak i ispravan datum i vrijeme padaju u vodu ako je obavijest poslana - prekasno.

Na što treba paziti? -
Pročitaj prije nego li pošalješ
1. slanje maila s privatne ili anonimne adrese
2. 'pretežak' mail s prevelikim brojem fajlova za skidanje
3. mail bez uvoda i pozdrava
4. mailovi za trenutačnu objavu postavljeni kao naredba
5. oslovljavanje primatelja s 'ti'
6. mailovi s pogrešnim informacijama
7. lažne obavijesti ('U skladu s dogovorom...')
8. prekasno slanje poziva na događaj
9. slanje priopćenja u .pdf obliku
10. priopćenja pisana na stranom jeziku