Naučite pisati poslovni e-mail

Zamislimo današnji poslovni svijet bez e-maila! Online dopisivanje gotovo je sasvim potisnulo klasične oblike komuniciranja i zavladalo svijetom biznisa. Stoga je bitno znati neke elektroničke zakone.

Proučite neka opća pravila koja će vam pomoći da korištenje e-maila u svakom trenutku okrenete u svoju korist.

Svako poslovno pismo neka bude kratko, jasno i - ljubazno sročeno. E-mail nije forma komunikacije koje dopušta dugačke poslanice. Ako šaljete dugi mail – opisujete detaljno svaki proizvod potencijalnom klijentu ili dajete mnoštvo važnih informacija kolegama s cijelog odjela, pobrinite se da svaki detalj prođete s njima i osobno, jednako kao putem e-maila, jer oslanjanje samo na elektroničku poštu kao jedinog kanala komunikacije vrlo često ne urodi plodom.

Upotrebljavajte diobu teksta na kratke ulomke. Time ćete osobi kojoj je mail namijenjen olakšati praćenje slijeda informacija i naglasiti bitne odrednice, te izbjeći nizanje beskrajnih rečenica u beskrajno dugačkom tekstu. Najjednostavnija provjera jasnoće teksta je da upitate tajnicu razumije li ono što ste htjeli reći.

Neka vaš mail čini smislenu cjelinu. Poruka bez konteksta je poruka koju je bolje izbrisati iste sekunde kada je pročitana. Mnogo je načina kako to izbjeći. Za početak, prilikom sastavljanja e-maila obvezno ispišite polje 'subject', odnosno jasno napomenite što je glavni predmet poruke. Ne pišite skraćenice, osobito ne bez prethodnog objašnjenja.

Dopisni oblik
Opredijelite se za oblik pisma koji vam se čini najpreglednijim i najpraktičnijim, bilo da je riječ o tzv. blok formi ili oblikovanju s uvlakama. Naravno, raznim grafičkim detaljima možete naglasiti važne dijelove teksta. To je moguće potcrtavanjem, korištenjem velikih slova i sl.

"Svi kojima ste proslijedili određeni mail trebali bi shvatiti tko kome govori i zašto su i oni uključeni u 'razgovor'."

Na samom početku svako poslovno pismo OTVORITE nekim uobičajenim ljubaznim pozdravom, a zaključite ga svojim e-potpisom.

Najčešći je pozdrav: Štovani gospodine direktore / Štovani kolega Filipović / Cijenjena gospodo i slično. Iza prvih riječi je uobičajeno stavljanje zareza.

UVOD mora biti sastavljen tako da osnovni sadržaj pisma dovede u relaciju s osnovnom namjerom poruke. Primjer: Povodom našeg sastanka od 1. srpnja, glede međusobne razmjene sadržaja na internet stranicama, kao i objavljivanja reklama, naš je uređivački tim razmotrio uvjete moguće suradnje…

Najvažniji, središnji dio teksta je PORUKA, odnosno bit pisma. Osobito ovaj dio mora uvijek biti izražen jasnom i nedvosmislenom formulacijom. Primjer: Smatramo da je obostrano ulaganje u oglašavanje i razmjena deset tema mjesečno u cijelosti prihvatljiva, te vas molimo da nam svakog prvog u mjesecu šaljete popis planiranih tekstova…

ZAKLJUČAK dolazi nakon središnjeg dijela i njegov je cilj da naglasi bit samog sadržaja i zaokruži cjelinu. U novom bi retku trebalo pisati: Primjer: Nadamo se da ćete uspjeti definirati sadržaj unaprijed i prihvatiti naše prijedloge koji su od obostrane koristi. Zatim slijedi pozdrav s potpisom, i to sasvim na kraju pisma, u novom retku: Srdačan pozdrav / Primite srdačan pozdrav / Sa štovanjem, X Y, direktor marketinga

Osobito ako uglavnom komunicirate s istim ljudima, ili kad je riječ o nekom dugoročnom projektu, pokušajte odgovarati na mailove služeći se opcijama 'cut' i 'paste' kako bi vaša poruka sadržavala i ključne odlomke iz prethodnih mailova, naravno, s vašim obrazloženjem uz svaki odlomak. No, i takvi mailovi, naravno, ne bi smjeli bili predugački.

Ne komentirajte povjerljive podatke
Iako se mail ponekad čini potpuno bezazlenom formom, nema mjesta privatnosti. Ma što god pripomenuli dotičnoj osobi, uvijek postoji mogućnost da primatelj vašu poštu jednim klikom proslijedi drugima. I upamtite da vaša tvrtka može doći do bilo kojeg maila koji je došao ili otišao s vaše poslovne adrese. Zato je pravilo broj jedan kod važnih i osjetljivih informacija koje šaljete: pretpostavite da bilo koji mail koji pošaljete mogu pročitati i ljudi kojima nije namijenjen.

Drugi je razlog zašto izbjegavati odavanje povjerljivih informacija je taj što biste se mogli predomisliti oko toga želite li ih otkriti ili ne, odnosno je li vrijeme da se nešto obznani. Primjerice, ako novinarima odate financijske rezultate tvrtke prije konačnog usuglašavanja i odobrenja, to bi moglo imati posljedice o kojima ne želite ni razmišljati. Drugo je pravilo kod slanja povjerljive pošte: razmislite prije nego što kliknete na 'pošalji'.

Ne rješava se sve mailom
Danas su poslovni ljudi skloni koristiti elektroničku poštu za svaku vrstu poslovnog komuniciranja. Ako želite s kolegama postići usuglašavanje oko projekata, nešto narediti ili nekome uputiti kritiku, najbolje bi bilo da to učinite osobno. Ako to nije moguće, onda barem telefonskim putem.

To zbilja nije nešto što se rješava mailom! Mnogo je razloga za to. Jedan je taj što mailom ne možete izraziti sve što kažete u osobnom kontaktu jer je tu isključen faktor neverbalnog komuniciranja. Drugi je taj što ljudi nisu baš toliko koncentrirani dok čitaju mail kao kada im osobno nešto govorite. Razmislite i sami malo o tome: koliko puta ste mislili da ste putem maila nešto savršeno jasno prenijeli, a onda ste morali opet iznova to isto objašnjvati na sastanku?

E-mail šaljite samo onima koji ga moraju vidjeti. Ne koristite 'cc': neprimjereno je samo zbog žurbe slati mailove onima koji ih ne bi trebali dobiti. Nemojte klikati 'proslijedi svima' ako je vaša poruka namijenjena samo osobi na čiji e-mail odgovarate.

I nemojte slati šale na račun vjere, politike i slično svima u uredu. Oni koji ne dijele vaš smisao za humor - ili su previše zaposleni da bi se zabavljali kojekakvim šalama, mogli bi vas s vremenom manje respektirati. Daleko je bolje razmjenjivati smiješne poruke s nekoliko izabranih kolega koji će ih znati cijeniti.

Pripazite da ime primatelja uvijek bude ispravno napisano. Ovo može zvučati kao suvišno upozorenje, no začudili biste se kako često ljudi ovlaš pišu imena svojih kolega. Ako je osobi kojoj šaljete mail ime Mija, još jednom provjerite da poruku niste adresirali na Mia. To je znak da vam primatelj nije dovoljno značajan da se potrudite upamtiti njegovo ime.