Odvojiti poslovni od privatnog prostora, redovito i jasno dogovarati zadatke u novoj ‘virtualnoj stvarnosti’

Razmisliti o skraćivanju radnog vremena, korištenja godišnjih odmora,…

Za poslodavce i radnike ovo je šok jer mnogi nemaju praktičnog iskustva u novoj organizaciji rada. S druge strane, fleksibilni oblici, poput rada od kuće, nisu novost.

Pandemija koronavirusa uzdrmala je gospodarstvo na globalnoj razini, posljedice koje je novo krizno razdoblje donijelo osjećaju sve industrije, a procjena je da će se situacija početi smirivati najranije od svibnja.

Tisuće građana je u samoizolaciji, a tvrtke u svijetu pa i u Hrvatskoj, kako bi zaštitile zdravlja zaposlenika i njihovih bližnjih, uvele su izvanredne mjere zbog kojih sve veći broj ljudi radi od kuće. To će, zasad, trajati najmanje dva tjedna.

Hrvatske tvrtke su još prošli tjedan u priopćenjima najavile početak rada od doma, suočene pritom s otkazivanjima i odgodama događanja, sastanaka i putovanja, što je prouzročilo značajne gubitke.

Većina njih pripremila je servere putem kojih se zaposlenici spajaju na mrežu, a pravodobnoj komunikaciji pomažu redoviti online kolegiji i stalna dostupnost poslodavaca.

Enorman skok upotrebe VPN-a

Prema istraživanju koje je proveo sustav Atlas, u svijetu raste upotreba virtualnih privatnih mreža, odnosno VPN-a zbog koronavirusa. U Italiji, trenutačno najugroženijoj zemlji, ta upotreba se tijekom prošlog tjedna povećala za 112%, kako stoji u istraživanju provedenom na 50.000 tjednih korisnika. U SAD-u je potrošnja VPN-a porasla za 53, u Iranu za 38, u Rusiji za i Španjolskoj za 36 posto.

Za poslodavce i njihove zaposlenike ovo je s jedne strane i svojevrsni šok jer mnogi nemaju praktičnog iskustva kada je riječ o organizaciji poslovanja u ovakvim situacijama i timu koji odsad komunicira online.

S druge strane, fleksibilni oblici rada koji uključuju rad od kuće nisu novost u poslovnom svijetu, tim više što većom informatizacijom i digitalizacijom mlade generacije teže novim oblicima, komunikacijama, izazovima i mogućnostima.

Sve više tvrtki već dugo omogućava takav način rada, a ovo je razdoblje, ako ga promatramo iz nešto pozitivnijeg konteksta, odlično kako bismo vidjeli je li u Hrvatskoj rad od kuće zbilja realnost kao što je to u svjetskoj praksi.

Ovo je prilika i da se tvrtke iz različitih industrija pobliže upoznaju s tehnologijom s obzirom na to da su za komunikaciju od kuće dovoljni internet, računala i mobiteli.

Ovakav način rada može biti efikasan u kraćem roku jer se pretpostavlja da produktivnost s vremenom pada u privatnom prostoru i bez socijalnog kontakta, stoga je važno da ovo razdoblje i poslodavci i zaposlenici dočekaju što spremniji.

Primjerice, Iva Lukin iz privatne srednje škole Futura kaže da joj nedostaje socijalnog kontakta zbog lakše komunikacije s kolegama, no da su s druge strane nastavnici škole umreženi u interni sustav za učenje koji dobro funkcionira pa učenici i nastavnici imaju uvid u materijale i zadatke, a vide i tko je sve prisutan.

Podijeliti zaduženja

Stručnjaci već sada najavljuju psihološke posljedice panike koja će utjecati ne samo na privatni život već posao i gospodarstvo, stoga su dobra organizacija i prilagodba ključne.

Pritom je važno da poslodavci što prije odrede pomoću kojih će digitalnih alata i komunikacijskih kanala komunicirati sa zaposlenicima, kolegama i suradnicima.

Cilj poslodavaca je da ovo razdoblje, za koje još nije poznato koliko će trajati, prođe što bezbolnije i istovremeno kvalitetnije za radnike i sam posao te učinkovitu suradnju. Izdvojili smo nekoliko savjeta koje navodi Harvard Business Review (HBR).

Kako se mijenjaju obrazac rada i dinamika komunikacije, važna je prije svega organizacijska struktura. Poslodavac bi najprije trebao oformiti tim za krizno upravljanje i razgovarati s najbližim ljudima te ih zadužiti za koordinaciju zaposlenika, komunikaciju, redovito obavještavanje o promjenama, novim odlukama te uputama za odgovoran pristup radu i općenito zajednici. Važno je da zaposlenici znaju u svakom trenutku kome se obratiti.

Potrebno je sa svima komunicirati redovito, otvoreno, izravno i jasno kako bi svatko znao koji su njegovi radni zadaci, dakle što prije podijeliti uloge, istaknuti što se točno od svakog zaposlenika očekuje i postaviti prioritete.

Korisni su i rokovi kojih bi se svi trebali držati kako bi se lakše pratilo cijeli tim, čija produktivnost i angažman moraju ostati na nivou. Nadalje, HBR ističe važnost konstantne interakcije jer je veliki broj ljudi naviknut raditi u velikom kolektivu pa će proći neko vrijeme dok se ne prilagode na svojevrsnu ‘virtualnu stvarnost’.

Preporučuje se održavanje redovnih virtualnih sastanaka kako bi se zadržao osjećaj suradnje i zajedništva, ali i prilika da putem videa, web chatova i grupnih poziva poslodavci i zaposlenici razmjenjuju ideje i iskustva, budu podrška jedni drugima i dogovaraju teme i podjelu zadataka za unaprijed, za što postoje različiti mediji poput FaceTimea, Skypea i Teamsa. Tvrtkama se preporučuje i da pomognu drugima kako bi se gospodarstvo što prije oporavilo jer se tako stvara i uzajamno povjerenje, dobar temelj za kasniju suradnju tijekom oporavka.

Na portalu Žene i novac, poduzetnici Kristina Ercegović, Marijana Šarolić Robić, Bojan Bernik i Stevica Kuharski napisali su koji bi bili hitni koraci poduzetnika kako pandemija ne bi dovela do poslovnog kraha: projekcija novčanog tijeka u iduća dva tjedna, četiri, osam, 12 tjedana, projekcija troškova u idućem razdoblju, transparentna komunikacija s radnicima o planovima za iduće razdoblje, organizacija rada za koji nije potreban dolazak na lokaciju – omogućiti radnicima osnovna sredstva za rad.

Ne smanjivati plaće

“Ako problem s novčanim tijekom dolazi za tjedan, dva, odmah s radnicima dogovoriti mjere koje olakšavaju poslovanje poput smanjenja radnog vremena, korištenja godišnjih odmora i po potrebi uz sporazum s radnikom dogovoriti neplaćene dopuste, a sve u cilju smanjenja troškova i dugoročnog očuvanja radnih mjesta i budućeg poslovanja.

U ovom periodu je važno da radnici imaju za osnovne troškove života, ponajviše hranu i potrepštine. Ne smanjivati im plaće bez aneksa ugovora o radu. Marketinške i slične aktivnosti smanjiti na minimum i obraćati pažnju na ispunjavanje KPIs; imati razumijevanja za marketinške agencije, cijene oglašavanja će najvjerojatnije pasti, no ne smijemo ih iskorištavati jer i oni moraju preživjeti. Transparentno razgovarati s kupcima i dobavljačima, biti razuman u prijedlozima. Odobriti kratkoročni moratorij plaćanja kupcima, tražiti kratkoročni moratorij plaćanja ključnim dobavljačima, objasniti onima koji nisu ključni kako će biti kašnjenja.

Država treba s bankama dogovoriti moratorij na kredite (fizičkim i pravnim osobama) i dati moratorij na plaćanje doprinosa iz i na plaće u idućem razdoblju. Ako je moguće, dogovoriti kratkoročno sniženje cijene ili odgodu plaćanja najma poslovnog prostora ili ga potpuno otkazati ako je veliki trošak. Imati strpljenja i razumijevanja za sve što dolazi”, savjeti su iskusnih poduzetnika namijenjeni svim poslodavcima, ali i zaposlenicima.

Što se zaposlenika tiče, prije početka rada od kuće trebali bi provjeriti kakva je povezanost s internetom, VPN, funkcionira li web kamera i posjeduju li adekvatne slušalice, kako bi se komunikacija neotežano odvijala. Radnicima se preporučuje da odrede jasne granice, odvoje životni i radni prostor zbog vlastite, ali i koncentracije kolega i pravovremene i kvalitetne komunikacije. Također, naglašava se važnost rutine kako bi se stvorila radna navika pa bi s poslom trebalo početi i završiti u isto vrijeme, kao i s pauzama.

Jednako kao i kod poslodavaca, zaposlenici bi se nadležnima trebali javljati redovito i jasnom komunicirati ako im zadatak nije jasan ili imaju teškoća pri obavljanju i javljanju. Važno je da obje strane planiraju dan unaprijed i drži se jasnih planova i ciljeva jer je svaka pretpostavka što će biti sutra ili za dva tjedna nezahvalna, no važno je da su svi spremni.

Godinama stoji tvrdnja da je rad na daljinu budućnost poslovanja, a tek ćemo vidjeti koliko je ljudi u različitim industrijama spremno na takav potez i kako će ta budućnost, ili već stvarno, izgledati u Hrvatskoj...