Šef ne smije biti 'začin u svakoj juhi'

Raspodjela radnih zadataka i ovlasti podrazumijeva detaljne upute o tome što i kako treba raditi. To ne znači da treba objašnjavati ono za što su članovi tima stručno osposobljeni, nego davati upute kako u poslu iskoristiti dosadašnja iskustva, gdje potražiti stručnu pomoć, u kojem obliku prezentirati svoj rad i slično.

Većina je menadžera toliko zaokupljena onime što je hitno da često ne posvjećuje dovoljno pozornosti onome što je doista važno, a nije trenutačno hitno. To može dovesti i često dovodi do toga da se cjelokupno poslovanje ne odvija optimalno i planovi se ne ostvaruju kao što je zacrtano, a to šteti i tvrtki i samom menadžeru. Jedini dobar način kako takve probleme izbjeći jest efikasno delegiranje odgovornosti i zadataka. To pak nije tako jednostavno kao što se u prvi mah čini, jer zahtijeva da prethodno budu ispunjeni neki uvjeti od kojih je prvi da voditelj ima pouzdan, kvalificiran i motivirani tim. No i karakter voditelja može biti uzrokom nemogućnosti efikasnog delegiranja dijela svojih odgovornosti. U tom slučaju najčešće je riječ o osobi nepovjerljivoj prema ljudima i koja smatra da nitko neće posao obaviti bolje od njega, ali i šefovima koji su skloni biti 'začin u svakoj juhi'. U oba slučaja vođa mora svladati svoje nedostatke i pustiti članove tima da povjerene im zadatke obavljaju onako kako oni smatraju da je najbolje, a u okvirima zadanih im ovlasti.

Što zaposlenik mora znati:

kada treba početi rad na zadatku i kada ga treba završiti
kada, koga i kako treba izvještavati o tijeku posla
činjenice, mišljenja i stavove koji su poznati o poslu na osnovi sličnih prije izvršenih poslova
sve poznate ulazne podatke o poslu koji mu se povjerava
redoslijed operacija kojih se treba pridržavati u obavljanju posla
komu se obratiti za obavijesti (neposrednom rukovodiocu ili pojedincima iz svog tima)
je li za vanjske kontakte potrebno posredovanje rukovodioca ili nije
koje odluke može donositi sam, bez pitanja ili odobrenja vođe tima
koje odluke u vezi s poslom treba donositi samo vođa
s kime tijekom izvršavanja radnog zadatka treba obvezno biti u kontaktu

Kad zaposlenici osjećaju da rukovodilac ima povjerenja u njih, trudit će se svim silama da ga i opravdaju. U suprotnome radit će bez dovoljno entuzijazma. Također, treba im pružiti šansu da pokažu vlastitu inicijativu, znanje i iskustvo.Šefovi koji izbjegavaju delegirati ovlasti obično su loši organizatori, jer ne mogu svoj posao sagledati u cjelini. A loša organizacija najčešći je uzrok neuspjeha i sukoba. Loše će se raditi i vladat će loša radna atmosfera tamo gdje odgovornosti i ovlasti nisu jasno razgraničeni, jer svaki član tima ima pravo točno znati što se od njega očekuje, koje su granice njegovih odgovornosti i ovlasti.

Manji trošak, više zadovoljstva

članovi tima su zadovoljniji jer im je posve jasno što se od njih očekuje i koje su im ovlasti
omogućava kontrolu izvršavanja radnih zadataka, jer se učinci mogutočnije mjeriti
omogućava utvrđivanje specifičnih nedostataka članova tima i na osnovi toga procjenjuje potrebu njegova stručnog usavršavanja, premještaja na drugo radno mjesto ili čak otkaza
omogućava vođi tima da posveti veći dio vremena drugim, važnijim aspektima svoga posla, poslovima koje ne može i ne smije delegirati drugima
efikasnije korištenje radnog vremena, smanjenje troškova boljom iskorištenošću zaposlenih, materijala i opreme
manje je pogrešaka tijekom izvršavanja radnih zadataka i veće zadovoljstvo zaposlenika, jer su odgovornosti i ovlasti jasno definirani

Detaljne upute
Da bi mogao dio svojih zadataka delegirati drugima, vođa tima treba prije svega znati u čemu se sastoji njegov posao i kako taj posao rasčlaniti. Kad za svaki konkretni zadatak utvrdi poslove koje treba obaviti, u kojoj kvaliteti i u kojem roku, spreman je rasporediti radne zadatke potčinjenima. Pritom je kvalitetno obavljen posao zbroj svih izvršenih poslova, a cilj mu je konačni rezultat postavljen ili zahtijevan tenderom, ugovorom ili uputom. Da bi se to i postiglo članovi tima trebaju dobiti izričite i detaljne upute što i kako raditi, te što se očekuje kao rezultat njihova rada.

Ne budu li upute rukovodioca jasne i dane na strpljiv način neće se moći izbjeći nesporazumi, lošiji rezultati i kašnjenja u izvršavanju poslova, jer gotovo nema granica ljudske sposobnosti da nešto pogrešno shvati ili protumači. Šef ne bi trebao izvršitelju objašnjavati ono za što je on stručno osposobljen, već mu reći, kako u izvršavanju novog posla iskoristiti rezultate prethodnog posla, gdje potražiti stručnu savjetodavnu pomoć, u kojem obliku prezentirati svoj rad i slično.

Djelomična ili potpuna ovlast
Delegirati odgovornost, odnosno dodijeliti posao nekome znači prenijeti na nj odgovornost, ali i dodijeliti mu i ovlasti da posao uradi sukladno primljenim uputama, stručnoj spremi i iskustvu. Nerazumno je, prema tome, delegirati odgovornost ili dodijeliti radni zadatak nekomu tko za to nema ni potrebnu stručnu spremu, ni potrebno iskustvo, ni potrebna psihofizička svojstva. No, koliko god nerazumno bilo to se u praksi događa vrlo često i uvijek s lošim posljedicama. Svoju odgovornost rukovodilac ne može delegirati u potpunosti ni na koga, ali može delegirati djelomične ovlasti vezana uz izvršavanje određenih poslova. Može se delegirati ovlast da se nastupa u ime rukovodioca u okvirima njegovih uputa.

To je tzv. djelimična ovlast, bez ovlasti donošenja samostalnih odluka. Naravno, može se delegirati i puna ovlast tj. ovlastiti nekoga da 'razmišlja i djeluje' u ime rukovodioca, a moguća je i kombinacija tih dviju vrsta ovlasti. Odgovornost uvijek trebaju pratiti odgovarajuće ovlasti. Ako se javljaju problemi, uzroci su obično u tome što odgovornosti i poslovi nisu jasno definirani pri dodjeli radnih zadataka. Radni zadatak zapravo predstavlja delegiranu odgovornost, raščlanjenu tako da predstavljaju specifikaciju svega što djelatnik treba znati i čega se treba pridržavati da bi mu radni zadatak bio jasan i da bi ga mogao lakše izvršiti. Radni zadatak može sadržavati i neko kronološku raščlambu pojedinih faza izvršavanja radnog zadatka, tj. redoslijed kojim rukovodilac želi da se radni zadatak izvršava.

Laslo Torma, poslovni.hr