Šefovi, ne bojte se dijeliti zadatke

Poslodavci i menadžeri svakog se dana naprežu oko toga kako rasporediti dnevne poslove, koga za što zadužiti, a da ta organizacija bude što učinkovitija. Iako možda mislite da ćete sve najbolje obaviti sami, naučite pametno dijeliti zadatke.

Često upravo u nemogućnosti da brzo i učinkovito raspoređujemo razne dužnosti leži uzrok nečije vječne borbe s vremenom. Vlasnici i menadžeri su skloni vjerovati da su oni osobe koje mogu najbolje obaviti svaki posao. No dobrom raspodjelom poslova na zaposlenike mogu se posvetiti nekim drugim zadacima umjesto da se svakodnevno zamaraju detaljima kojima bi, uostalom, netko drugi mogao posvetiti više kvalitetnog vremena.

Stoga, osvrnite se malo oko sebe i razmislite malo o svakom pojedinom zaposleniku. U čemu leži njihova snaga, koje su im sklonosti... Na primjer: imate li nekoga tko voli telefonirati (hm, zacijelo da), tko je ljubazan i tko će nazivati klijente kako bi ih obavijestio da je prošao rok od 30 dana unutar kojeg su bili dužni platiti račun?

Ako imate, skinite taj dio posla sa svojih leđa i prenesite ga na njih. Svakako još neko vrijeme nadzirite tu osobu nakon što ste joj povjerili dio posla, dok se ne uhoda, a onda svoju energiju preusmjerite na druge poslovne obveze.

Podršku i prihvaćanje zaposlenika pridobit ćete pitanjem kako bi se, po njegovom mišljenju, kašnjenje klijenata s plaćanjem moglo svesti na najmanju moguću mjeru. Na kraju ponudite toj osobi neku stimulaciju za taj dio posla i dodatnu ukoliko postigne dobre rezultate, odnosno uspješno suzbije kašnjenje s plaćanjima.

'Pouzdano znam da će ostali zaposlenici biti ljubomorni i nezadovoljni jer njima niste obećali stimulaciju', to biste mogli čuti ukoliko raspodjela poslova (na koju ste se napokon odlučili) ostane samo na jednoj osobi. Stoga odmah u početku razmislite o posebnostima svakoga unutar vašeg radnog tima. Pronađite način kako i drugima podijeliti nove dužnosti te ih također ‘stimulirati’.

Postoji mnogo načina kako stimulirati zaposlenike, a oni će vam na to odgovoriti velikim entuzijazmom, pa će korist biti višestruka.

Često se događa da ni ta raspodjela poslova ne oslobađa vlasnike tvrtki ili menadžere u potpunosti, barem ne onoliko koliko je potrebno da se potpuno oslobode težine nekog zadatka. Osobito se velike kompanije danas sve više gube u funkcijama.

Postoje već dobro uhodane agencije čiji se profesionalci bave upravo raspodjelom poslova unutar određene tvrtke. Tvrtke ih iznajmljuju dok im ne ‘poslože’ posao. Nazivaju ih ‘radni konzultanti’, a pokazalo se da su efikasni, ali i prilično jeftiniji od stalno zaposlenih menadžera. Za male tvrtke s ograničenim budžetom to može, uz dragocjenu stručnu pomoć, dugoročno predstavljati i uštedu novca.