Savjet za korporativno 'emajliranje' i poriktavanje istog

Upravljanje e-mailom

Strahujete li da ćete se vratiti sa odmora i utopiti se u nagomilanim porukama u vašem poslovnom e-mail sandučiću?

Nužno je da poslovne organizacije razviju učinkovitije sustave upravljanja korporativnim e-mailom.E-mail je opravdano najkorištenija IT tehnologija. Na brojne načine pojednostavnio je komunikaciju, te smanjio troškove. Upravo zbog njegove sveprisutnosti količina komunikacije e-mailom kojom smo dnevno zasuti porasla je u zadnjih nekoliko godina do zastrašujućih proporcija. Neuspješno upravljanje e-mailom predstavlja veliku prijetnju djelotvornosti poslovne organizacije. Informacije pohranjene u e-mailovima čine rastući udio u informacijskoj osnovi jednog poslovnog sustava. Osim podataka važnih za tekuće poslovne procese, određena količina e-mail poruka nužno se čuva na duže razdoblje i radi eventualnih pravnih potreba, za potrebe istražnog procesa ili kao dokaz u sudskom sporu. Stoga je nužno da poslovne organizacije razviju učinkovitije sustave upravljanja korporativnim e-mailom, uključujući ovdje i arhiviranje ključnih poruka te omogućavanje ponovnog pronalaženja istih po potrebi.

Problem tehnologije ili korisnika?
Upravljanje e-mailom ne smije se smatrati problemom tehnologije. Poslovne organizacije u suradnji sa svojim IT odjelima moraju dobro proanalizirati razloge u poslovanju koji uzrokuju komplikacije u e-mail sustavima, te razviti sustave upravljanja e-mailom koji će svesti korištenje e-maila na ono što je ono prvotno trebalo biti - brz i efikasan način poslovne komunikacije. Korisnici tehnologije moraju se u određenoj mjeri osloniti na vlastitu domišljatost kako bi pojednostavnili procese u korištenju e-maila. Uobičajena je stvar da gomilu kopija e-mail poruka čak i u poslovnom okruženju šaljemo na višestruke e-mail adrese iz adresara, a u velikom broju slučajeva kopija je zaista potrebna najviše jednoj ili dvjema osobama.

Automatizacija upravljanja e-mailom
Sa strane e-mail manadžmenta, ne smijemo se osloniti na zaposlenike i očekivati da će oni sami upravljati svojim poslovnim e-mailom. Ne smije se pretpostaviti da zaposlenici shvaćaju što podrazumijeva da se poruke ne smiju brisati niti koje poruke treba sačuvati. Rastućim poslovnim e-mail sandučićima potrebno je upravljati sistemima osmišljenima za praćenje tijeka informacija i komunikacija u organizaciji. Ovime će se osigurati da su e-mailovi pospremljeni na medijima prikladnima njihovoj važnosti i starosti. Osim pohrane i arhiviranja, automatizirati je potrebno i primitak poruka koje se ne moraju nužno dostavljati određenoj osobi unutar poduzeća. Na primjer, e-mailove korisničkoj službi moguće je primati u javni direktorij (ovdje pod 'javnim' mislimo na direktorij dostupan svima u organizaciji ili odjelu) i učiniti ih dostupnima po potrebi, te ovako spriječiti njihovo gomilanje u e-mail sandučiću jedne osobe.