Upravljenje vremenom - možete li sve uspješno riješiti

Kada počinjete komunikaciju s članom ili članovima svoje grupe, posvetite pojedincu ili nekolicini njih potpunu pozornost sve dok niste sigurni da ste svoju poruku prenijeli tako da su je razumjeli, shvatili i prihvatili. Takav odnos ne samo da će vam pomoći maksimizirati efekt vremena provedenog s pojedincima iz grupe, smanjiti mogućnost pogreške u komunikaciji, nego će i članovima grupe poslati poruku da vam je stalo do njih, do njihova mišljenja, do njihovih prijedloga, da pozorno slušate i razumijete što vam govore te da ste im time pomogli da uspješno izvrše postavljene ciljeve.

Ako razgovarate s ljudima iz svoje grupe (ali i inače), nemojte dopustiti da zvonjenje, bipanje ili neko drugo digitalizirano orkestriranje vašeg mobitela prekine osobnu komunikaciju ili vam odvuče koncentraciju s osobe s kojom upravo razgovarate. Kad smo već kod toga, nemojte dopustiti da dolazak elektronske pošte omete razgovor telefonom. Jedino ukoliko očekujete poziv iz rodilišta ili iz bolnice, vaše javljanje na telefon bit će shvaćeno kao izniman trenutak. Sve ostalo, uključujući i poziv kupca koji vam javlja da je upravo potpisao ugovor vrijedan puno nula u kunama ili u nekoj od zgodnih valuta, može pričekati da završite započeti razgovor.

Management je posao komunikacije među ljudima i s ljudima. Sve što je manje od vaše pune pozornosti šalje poruku arogancije i bahatosti – poruku koju vaši ljudi (da ne spominjemo kupce), a ni vi sami ne volite primiti od sugovornika. Komunikacija je okvir odnosa među ljudima. Posvetite pozornost jednoj osobi u jednom trenutku i prodat ćete svoju ideju, prijedlog ili nalog, uz iznimku situacije kada govorite cijeloj grupi i kada se ista poruka odnosi na sve njih.

Prekidanje upravljanja vremenom

Danas je jedino mjesto na kojem možete pobjeći od mobilnih telefona ono visoko u zraku – u zrakoplovu, kada tijekom leta nitko ne smije koristiti mobilne telefone (da ne izazove poremećaj rada opreme koja zrakoplov drži u zraku). Možda još negdje postoji mjesto do kojeg ne dopiru valovi mobilne telefonije, ali ako saznate za takva mjesta, odajte tajnu samo najbližim prijateljima.

Kada ste u zrakoplovu, možete se posvetiti svojim mislima barem dok traje let. Možete “počešljati” misli, koncentrirati se na jednu temu ili se sjetiti rješenja koje tražite već danima. Stručnjaci za osobnu produktivnost izračunali su da prosječnog managera dnevno nešto prekine (osoba, telefon, SMS poruka, e-mail ili koji drugi zvuk) barem 80 puta (točnije, između 60 i 170 puta).
Koliko obično traje kada vas netko upita: “Imate minutu?”

Vjerujemo da i sami znate da ta minuta u prosjeku nije jedna, nego ih je od pet do petnaest i više. Sada (bez obzira što smo u 21. stoljeću) uzmite olovku u ruke i pomnožite 80 prekida s pet radnih dana u tjednu pa ćete dobiti isto što i mi – prosječno će vas 400 puta tjedno netko ili nešto prekinuti dok radite. Više stotina puta netko ili nešto prekinut će vaš tijek misli, vaše ideje i vašu koncentraciju na sugovornika.

Sada podijelite 400 s 40 radnih sati u tjednu pa ćete dobiti da su vas prošli tjedan prekinuli u zamahu ideje ili razgovora 10 puta u jednom satu. To je jedan prekid na svakih šest minuta (ili manje od svake dvije minute ako ste u onoj gornjoj grupi koju prekidaju 170 puta dnevno). To znači da imate manje od šest minuta da se koncentrirate na informaciju koju primate ili šaljete da biste, recimo, riješili neki problem. Jeste li doista
toliko dobri da kao “šest- ili dvo-minutni manager” možete sve uspješno riješiti?

Mislimo da ćete se prije osjećati kao loptica za stolni tenis koju prebrzo prebacuju amo-tamo. Vrtoglavica je zajamčena. Tlak povišen. Orijentacija u vremenu i prostoru manjkava. Stres na putu. Para iz ušiju najavljuje napad bijesa. Zadovoljstvo životom i poslom – čista nula. Sad je jasnije zašto vam za takvo što jednostavno (pet minuta mira i tišine) treba zrakoplov ili atomsko sklonište duboko u planini.

Što tada radi dio managera?

Ne uspijevajući pronaći mir, nužan za koncentraciju na trenutačnu komunikaciju ili pripremu za buduću komunikaciju, dolaze rano na posao ili otvaraju vrata ureda subotama i nedjeljama. Nema sumnje da vam dolazak na posao u šest ujutro, danas kada se u većini tvrtki radi od osam ili devet sati, može osigurati dva-tri sata mira i tišine, tijekom kojih se možete posvetiti sređivanju ideja i pripremi za kasniju komunikaciju. No, ako želite dobro funkcionirati u grupi, ako se želite posvetiti ljudima koje vodite, onda bi i oni morali biti zajedno s vama. U šest ujutro. A vani mrak i zima i pada snijeg. Ili pljušti hladna jesenska kiša. Ako su tada doista s vama, znači da vas vole više nego što to mislite.

Ranojutarnji dolazak u ured ili na neko drugo radno mjesto sigurno može pridonijeti vašoj efikasnosti i produktivnosti, ali u kratkom roku i s efektom koji splašnjava kako vi gubite snagu. Je li to uistinu jedini način da se potvrdite kao uspješan manager? Što o vašem ranojutarnjem šuljanju iz kreveta i kroz vrata doma misli vaša obitelj? Sretni su što su vas se riješili, pa im nećete cijeli dan “kvocati” o poslu koji niste stigli uraditi, a jako je bitan, ili ćete im nedostajati zato jer vas vole i žele u svojoj blizini? Mislimo da je ovo drugo točan odgovor na pitanje.

Teško je reći koliko dolazak ranije na posao ili nošenje posla kući može pridonijeti da budete uspješniji. Ako se radi o povremenim slučajevima, mislimo da je normalno očekivati da obujam posla ponekad naraste toliko da ga morate riješiti u dodatnim satima. No, ukoliko se radi o pravilu, onda nešto krivo radite – ili je posla jednostavno previše za jednu osobu ili ste loše organizirali svoje vrijeme ili ne znate reći “ne” svim onim “potrošačima” vašega vremena.

Vrijeme je apsolutna veličina, jedna od rijetkih potpuno ravnopravno raspodijeljenih među ljudima. Razmislite o činjenici da svatko od nas ima 24 sati dnevno – za život, za posao, za druženje s obitelji ili s prijateljima, za sebe, za razmišljanje, za san. Mislite da će svi biti spremni položiti svoje vrijeme na oltar profita tvrtke za koju radite? Ni sam Bog nije stvorio svijet u jednom danu pa nećete ni vi.

Kako upravljati vremenom članova grupe?

Dobrom organizacijom vremena uspjet ćete ostvariti većinu ciljeva koje ste planirali. Ako neke niste uspjeli završiti danas, završit ćete ih sutra. Ako nećete ni sutra, onda nisu toliko važni. Uspješno upravljanje vremenom odlika je dobrog managera, jer je vrijeme ljudima najvrjednija stavka u životu. Počnete li razmišljati ovako, vratit ćete se među ljude. Članovi vaše grupe sigurno će vas podržati u nastojanju da ostvarite cilj za
koji ste zaduženi, ako osjete i vide da dobro raspolažete svojim i njihovim vremenom. Pokažite im da cijenite njihovo vrijeme.

Manager pred kolapsom

Upravljanje vremenom, svojim i članova grupe, važnije je nego što to većina ljudi misli. Osnova od koje polazimo jest veličina i složenost grupe s kojom komunicirate. Očito, manager koji upravlja manjom ili po sastavu članova vrlo uravnoteženom grupom (ili nad sobom nema slojevitu strukturu viših managera) imat će drukčije zahtjeve organizacije svojega vremena od managera čija je grupa razbacana u prostoru (pa i vremenu, ako se radi o multinacionalnoj tvrtki) ili je njezina struktura vrlo raznolika. Evo primjera tvrtke u kojoj je naglasak na prodaji pa njihov najbolji manager vodi grupu predstavnika prodaje. Tvrtka ga je s razlogom postavila na to mjesto, oformio je dobru grupu ljudi koji kvalitetno rade svoj posao, ali, kako se radi o poslu koji je podložan svakodnevnim promjenama, tako je i njegov krvni tlak doživio promjene. Čovjek je bio spreman raspasti se od tlaka (a i njegov brak, također). Kupci su na njemu češće počeli primjećivati znakove stresa, a njegovim je ljudima bilo sve teže uspostaviti efikasnu komunikaciju s managerom grupe u kojoj rade. Taj manager dnevni je broj radnih sati povećao na deset pa na dvanaest, da bi došao do brojke od četrnaest sati rada (živciranja, šokova itd.) dnevno. Umjesto da mu tvrtka (točnije, njegov manager) dodijeli grupu pomoćnika, počeo je gubiti kredibilitet koji je teško stekao. Zbog želje njegovih managera da ne povećavaju troškove novim zapošljavanjem, rezultati su bili sve lošiji, dok, napokon, njegovi argumenti nisu bili prihvaćeni. Izabrao je članove grupe i rezultati prodaje u kratkom roku su se udvostručili. Na svu sreću, njegov stres se prepolovio, s obitelji je provodio sve više vremena i zadovoljstvo na jednom polju izazvalo je još veće zadovoljstvo na drugom.

Posla je uvijek bilo i uvijek će ga biti. Možete raditi i 24 sata dnevno, opet ćete sutra naći neki novi papir na stolu ili novi problem koji morate riješiti. Dugi sati u uredu neminovno će dovesti do smanjenja kvalitete vašega posla, a još neminovnije do pada kvalitete vašega života.
SAVJETI POSLOVNOG SAVJETNIKA

1. Sve (ili barem većinu) isplanirajte.
2. Odredite prioritete i prvo napravite ono što je najvažnije.
3. Zapamtite da je 15 minuta 1% dana pa onda pazite kako ćete raspodijeliti te postotke.
4. Dobro završen posao bolji je od savršenog, ali nedovršenog posla.
5. Da biste imali stalnu kontrolu nad vremenom, postavite si sljedeća pitanja:
• koristim li sada svoje vrijeme i vrijeme članova svoje grupe na najbolji moguć način,
• trebam li raditi na nečemu važnijem,
• osjećam li da imam kontrolu nad svojim vremenom i životom,
• provodim li više vremena žaleći zbog stvari koje sam uradio (uradila) ili nisam uradio (uradila),
• jesam li odredio (odredila) i zapisao (zapisala) svoje životne ciljeve,
• kako izgledaju moja prošlost, sadašnjost i budućnost i jesam li sretan (sretna) zbog toga,
• mogu li brzo nabrojati deset stvari koje me najviše brinu ili su mi najvažnije,
• ako sada saznam da ću umrijeti za tri mjeseca, koliko onda na prethodnoj listi ostaje stvari koje su važne,
• mogu li reći ne a da ne osjećam krivnju,
• koristim li vrijeme za čekanje kao vrijeme koje mi je poklonjeno?

Autor: Saša Petar