Uspješni menadžeri znaju drugima prenijeti zadatke

Osnovno pravilo je da svojim zaposlenicima pružite što djelotvornije upute za obavljanje zadataka.Mnogi se menadžeri žale što imaju previše posla, ali se svejedno sudržavaju od prenošenja dijela zadataka podređenima. Delegiranje poslova jedna je od najslabije razvijenih i najrjeđe korištenih menadžerskih vrlina. Warren Buffett, međutim, nije jedan od takvih menadžera. Prema Buffetovoj biografiji iz pera Rogera Lowensteina, CEO Berkshire Hathawaya rado delegira, neovisno o rizicima takvog pristupa. Buffett “upravlja” vojskom od 257.000 radnika uz pomoć samo 21 zaposlenika u svom malom središnjem uredu u Omahi. Jedan je Buffettov poslovni partner ovako opisao njegov radni dan. “Provodi pola dana samo sjedeći i čitajući. A ostalo vrijeme razgovara telefonski ili uživo s vrlo darovitim ljudima kojima vjeruje.” Internetski portal portalalfa.com donosi deset savjeta za uspješno delegiranje posla.

1. Vjerujte svom osoblju. Ako nemate povjerenja u jednog ili više djelatnika, odvojite vremena za promišljanje o tome zbog čega je to tako. Možda vam se čini da ta osoba nije vrijedna povjerenja? Je li možda nesposobna obaviti posao koji joj želite delegirati? Tada je najbolje da se upitate niste li možda vi pridonijeli nedostatku povjerenja: jeste li osigurali adekvatan feedback, bilo pozitivan ili negativan, u vezi poslovnih performasi, jeste li delegirali autoritet jednako kao i odgovornost? Jeste li podrška i da li gradite povjerenje među djelatnicima? Ohrabrujete li djelatnike kako bi vam slobodno mogli postavljati pitanja?

2. Izbjegavajte zahtjeve za perfekcionizmom. Umjesto da težite k savršenstvu, postavite standarde koji će odrediti očekivanu kvalitetu i osigurajte vremenski okvir za postizanje istih.

3. Pružite što djelotvornije upute za obavljanje zadataka. Omogućite vašim zaposlenicima dovoljno informacija za uspješno obavljanje posla. Uvjerite se u to da vaši djelatnici razumiju i prihvaćaju zadatak prije nego li ste ga odlučili delegirati.

4. Prepoznajte u drugima talent i sposobnost za dovršavanje projekata. Događa se da menadžeri vjeruju kako samo oni mogu izvršiti zadatak na pravi, odnosno pravilan način. Ovo uvjerenje se često razvija kod menadžera iz razloga što djelatnik izvršava zadatak na drugačiji način nego što bi to sam menadžer učinio. Ali voditi projekt na drugačiji način ne znači da će se on obaviti bolje ili lošije. Ukoliko vi i vaši zaposlenici postavite ciljeve koje treba postići, standarde koje treba pratiti, nadalje, metode kojima se treba služiti, nema razloga za takvu vrstu uvjerenja.

5. Spoznajte vaše prave interese. Delegiranje je teško za osobe koje u biti preferiraju samostalno raditi i to čine radije nego da upravljaju poslom. Ironično je, ali vrlo je česta pojava da osobe budu unapređenje u menadžere na osnovi svojih odličnih tehničkih sposobnosti, a ne na osnovu svojih sposobnosti upravljanja. Ukoliko preferirate samostalan posao više nego li planiranje, organiziranje i delegiranje, obznanite to. Tada se sigurno ne želite naći u situaciji gdje isključivo upravljate poslovima drugih zaposlenika.

6. Smatrajte delegiranje načinom za učenje novih vještina. Zaposlenici su neskloni prihvatiti delegirane odgovornosti ukoliko im se pogreške češće kažnjavaju nego li prihvaćaju kao dio procesa učenja. Vaša volja da prihvatite njihove pogreške ohrabriti će zaposlenike da pozitivnije pristupe svojim dužnostima. Rizik ili strah od neuspjeha minimizirati ćete ukoliko delegirate realistično, omogućite potrebne resurse, i objasnite zadatke u potpunosti.

7. Podupirite proces. Nakon što ste delegirali zadatak zaposleniku, ostavite ga da radi samostalno, ali provjeravajte da li napreduje. Provjeravati napreduje li zaposlenik u izvršavanju svojih zadataka važan je dio u procesu upravljanja poslom.

8. Pohvalite napore vaših zaposlenika. Iskažite im koliko cijenite njihove vještine i talente.

9. Izbjegavajte krizni menadžment. Krizni menadžment sprečava delegiranje. Kada kriza postavlja svoja pravila, tada nije vrijeme za planiranje, postavljanje prioriteta ili za delegiranje u funkciji ostvarivanja postavljenih ciljeva.

10. Izbjegavajte oprečno delegiranje. Ova situacija se javlja kada zaposlenik vraća nedovršeni zadatak osobi koja je delegirala, pretpostavljajući da će biti prihvaćen i kao takav. Kako do toga ne bi došlo koristite se učinkovitijim delegiranjem, odnosno: postavljajte pitanja.

11. Delegirajte do najnižih razina hijerarhije. To će vam osigurati uporabu svačijeg talenta i uporabu vlastitog vremena za napore koje iziskuje vaša pozicija - odnosno aktivnosti koje su vama primarne moći ćete obavljati sa maksimalnom efektivnošću.