Značaj timskog rada - primjer Tonke i Stjepana

Moj prijatelj Stjepan uspješno vodi manju izdavačku kuću koja k tome vrlo dobro koncipira i organizira različita specijalizirana stručna savjetovanja s područja prehrane i to u više zemalja u regiji. Obujam, intenzitet i zahtijevnost poslova je vrlo visoka, a u tvrtki ima svega nekoliko zaposlenih. Naravno, onaj koji najviše "vuče" i drži da se bez njega "ništa ne može" jest direktor Stjepan. Mali problem je "samo" u činjenici, što on više ne stiže biti svugdje, "gubi" se pomalo u čitavoj paleti najrazličitijih obveza i službenih putovanja - drugim riječima, često ne stiže na vrijeme izvršiti obveze koje je olako preuzeo i od kojih su mnoge operativnog karaktera te ih je moguće delegirati. Još bih to i mogao nekako razumjeti da u tvrtki Stjepan nema iznimno sposobnu poslovnu tajnicu Tonku. Zaista je radišna, ljubazna, želi učiti i pomoći, mlađa je i šarmantna, ima i nekoliko godina radnog iskustva. Jednom riječju odlikuje ju niz vrlina (možda jedino nije najpreciznija ili najpedantnija) i prava je šteta ne uključivati ju gdjegod može dati svoj doprinos.

SITUACIJA IZ PRAKSE
Kada sam primijetio da Tonku direktor ne poziva čak ni na sastanke kolegija da bi radila zabilješke i bila upućena u detalje projekata, kao konzultant njihove kuće odlučio sam nešto poduzeti. Skrenuo sam mu pažnju na Tonku i savjetovao mu daje poziva na kolegij, daju involvira i kazao mu da će ona zacijelo odlično sastaviti i promemoriju sa sastanaka. Potom će ju lakše moći uključiti i u izvršenje pojedinih dijelova raznih projekata, značajnih za kuću. Da bih ga "razbudio", citirao sam mu i zgodnu misao Colina Powella: "Ako želiš biti stvarni lider, moraš prilagodavati svoj stil i razmišljati o dobroj suradnji s članovima svojeg tima, vodeći računa o njihovim sposobnostima, a ne uvijek očekivati da se oni prilagode tebi!".
Bio je pomalo iznenađen, rekavši da nije o tome razmišljao i da Tonki nije htio "oduzimati" vrijeme time što bi ona nazočila sastancima kolegija!? Stjepan nije znao da sam paralelno obavio razgovor i s Tonkom. Uvjerio sam je u njenu natprosječnu kompetentnost što ju čini vjerodostojnom da i sama izravno dade na znanje direktoru kako mu - svim svojim odlikama suvremene poslovne tajnice - može pomoći u cilju povećanja njegove učinkovitosti i uspješnosti tvrtke u cjelini.
I uspio sam. Mada je u poslovnom prostoru tvrtke Stjepana i Tonku dijelio samo jedan zid i ma koliko su se oni uzajamno poštivali, trebao je doći netko treći sa strane da im - svakome pojedinačno - ukaže kako mogu daleko kompleksnije surađivati.
Danas je Tonka u pravome smislu poslovna tajnica s čitavom lepezom ovlasti i odgovornosti, dok je Stjepan puno više direktor-menadžer, a manje direktor-operativac. I čitav petočlani tim njihove tvrtke djeluje sve homogenije i sve više diše timski u pravome smislu toga pojam jer su ljudi osjetili kako dobivaju na važnosti, kako direktor više nije nezamjenjiv i kojega su donedavno - prije realizacije - svi morali prethodno čekati da napravi zabilješku sa sastanka kolegija!?
Tu zadaću sada obavlja poslovna tajnica Tonka koja ujedno i koordinira aktivnosti s vanjskim suradnicima, vodi složenu korespondenciju, kontaktira sa sponzorima i izlagačima i slično.

TIMSKI PRISTUP
U njihovoj tvrtki je sada u velikoj mjeri zamjetan timski pristup. Više nisu obična radna grupa predvođena "svemogućim" i "sveprisutnim" direktorom. A naša Tonka više nije administratorica već istinska poslovna tajnica koja s zavidnim poletom pridonosi ostvarenju pozitivnog radnog ozračja i poslovnih ciljeva kuće. Sada direktor Stjepan ima puno više vremena za izvršenje svojih obveza, obećanja i komuniciranje s klijentima i suradnicima.
Koja je pouka ove stvarne priče? Rekao bih da odgovor moramo potražiti u poboljšanju komunikacije među članovima organizacije, u adekvatnijem korištenju vrlina svakog pojedinca (pa tako dakako i poslovne tajnice), u neophodnosti vjerovanja u vlastite sposobnosti, kao i u prednostima koje pruža timski rad.
Tim se može opisati kao nešto mnogo više od zbroja individualnih kompetencija njegovih članova. Drugim riječima, tim zahtjeva zajednički napor u kojemu svaki član preuzima odgovornost za uspješnost tima, a ne samo za svoj vlastiti rad. Tim dolazi na prvo mjesto, pojedinac je na drugom, i sve što pojedini član poduzima, usmjereno je na ispunjenje ciljeva tima i tvrtke, a ne na njegove individualne ambicije.
Na primjeru Tonke i Stjepana mogli smo uočiti da se postulati timskog rada mogu koristiti kao način prijenosa ovlasti i odgovornosti na najbliže zaposlenike i kao pomoć u razvoju njihovog punog potencijala da bi se poboljšao ukupan radni učinak tvrtke. Timski rad je jedna od najuspješnijih metoda za povećanje učinkovitosti svakoga pojedinca, za eliminiranje "kradljivaca vremena", za uklanjanje birokracije, za povećanje motiviranosti zaposlenika te za poboljšanje razine poslovne komunikacije. Kad god imate prigodu, za rješenje određenog problema prakticirajte timski rad!